Wat is onboarding? En waarom is het belangrijk?

Iedereen die ooit gestart is als nieuwe medewerker binnen een bestaande organisatie weet het: de eerste weken zijn lastig. Er komt veel informatie op je af, je kunt de namen van alle collega’s niet uit elkaar houden en weet nog lang niet hoe alle producten van je nieuwe werkgever nu eigenlijk in elkaar zitten. Eigenlijk ga je het liefst direct naar de fase dat je een jaar in dienst bent en daar allemaal geen moeite meer mee hebt. Een goede onboarding helpt hierbij.

Een definitie van onboarding

Onboarding beschrijft het proces dat nieuwe medewerkers doorlopen wanneer zij in dienst komen. Nieuwe medewerkers komen ‘aan boord’ van de organisatie en onboarding beschrijft het mechanisme waarmee nieuwe medewerkers de benodigde kennis, vaardigheden en gedrag eigen maken. Het vindt haar oorsprong in de Verenigde Staten en krijgt in Europa de laatste jaren ook steeds meer aandacht.

Het gaat wat verder dan alleen het ‘inwerken’. Wanneer we het in Nederland over inwerken hebben gaat het eigenlijk enkel om werkinstructies die mensen nodig hebben om hun werk te kunnen doen. De sleutel van de voordeur, je nieuwe laptop en het wachtwoord voor je e-mailaccount. Dat soort dingen. Bij onboarding gaat het er ook om dat medewerkers snel insiders worden binnen je organisatie. Dat medewerkers het ontstaan en de historie van het bedrijf kennen, de normen en waarden leren en weten wie waar precies mee bezig is om het hogere doel van de organisatie te bereiken.

Wat is het belang van een goede onboarding?

Onboarding van medewerkers is duur. De kosten van een voortijdig vertrek van een nieuwkomer worden geschat op 50 tot 150 procent (bron) van het jaarsalaris, afhankelijk van het type dienstverband en het tijdstip waarop hij of zij vertrekt. Dat kan dus per medewerker al snel tienduizenden euro’s kosten. Wetende dat een gemiddeld bedrijf 1 op de 6 medewerkers al ziet vertrekken in de eerste 3 maanden (bron) is dat een kostbare aangelegenheid.

Hoe beter de onboarding ingericht is, hoe meer van deze kosten voorkomen worden. Het belang van een goede onboarding is dan ook groot. Ook Harvard Business Review concludeert: om goede nieuwe medewerkers te behouden: besteed meer tijd en geld aan een goede onboarding (bron).

Hoe richt je een goed onboarding proces in?

Een onboarding proces duurt langer dan de eerste werkdag. Of de eerste week. Hanteer voor een goed onboarding proces minimaal 100 dagen. Het proces begint al vóór de eerste werkdag. Vanaf het moment dat medewerkers het contract getekend hebben, kan de onboarding beginnen.

Pre-boarding

Wanneer medewerkers een contract tekenen, beginnen zij meestal niet direct dezelfde dag, maar vaak een paar weken later. Een mooie periode om alvast te beginnen met inwerken. 81% van de nieuwe medewerkers wil graag details over hun nieuwe rol tijdens een pre-boarding proces (bron). Waarom zou je ze dat niet geven? Een aantal tips voor een goede pre-boarding:

- Nodig de medewerker uit voor een borrel of een ander event;

- Geef nieuwe medewerkers alvast wat informatie om zich in te lezen;

- Laat collega’s zich al vooraf even voorstellen, zodat de medewerker de meeste gezichten al vooraf een gezien heeft.

De eerste werkdag en -week

De eerste werkdag is altijd spannend. Je ziet veel nieuwe gezichten en alles is nieuw. Hoe sneller de nieuwe medewerker zich op zijn of haar gemak voelt, des te sneller is deze effectief en productief. Het overbrengen van deze informatie kan uiteraard live of digitaal. Een combinatie is vaak het meest effectief. De live contacten met collega’s kunnen er dan op gericht zijn de medewerker mee te nemen in sociale aspecten als normen, waarden en de bedrijfscultuur. Veel bedrijven maken gebruik van een buddy systeem, waarbij de nieuwe medewerker wordt geholpen door een meer ervaren medewerker die hem of haar wegwijs maakt.

De digitale oplossing kan gebruikt worden om kennis en informatie over te dragen. MyNewJob is een voorbeeld van een onboarding app om dit in te richten. De overdracht van informatie kan op een leuke en laagdrempelige manier ingericht worden. Bijvoorbeeld met video’s van collega’s die zich alvast voorstellen of met leuke quizvragen over de producten van het bedrijf.

De eerste 100 dagen

Een onboarding stopt niet na de eerste week, maar loopt door. Vanuit WELDER hanteren we vaak een periode van 100 dagen na de eerste werkdag. Idealiter vindt dan het eerste voortgangsgesprek plaats (lees meer hier over moderne voortgangsgesprekken).

Allereerst is het belangrijk tijdens de eerste 100 dagen onderzoek te blijven doen. En dan niet direct ellenlange vragenlijst, maar enkele korte en snel te beantwoorden vragen, zoals:

- Hoe gaat het?

- Hoe bekend ben je met je collega’s?

- In hoeverre begrijp je jouw rol en verantwoordelijkheden?

- Hoe is het contact met je nieuwe leidinggevende?

Deze kunnen bijvoorbeeld via een onboarding app gesteld worden. Met de antwoorden kan de organisatie bijsturen in het onboarding proces.

Starten met een onboarding app

Waarom zou je starten met een onboarding app? Een aantal redenen:

- De onboarding is sneller en effectiever;

- Het bespaart andere collega’s veel tijd;

- Het bespaart kosten van nieuwe medewerkers die snel weer weg gaan.

Met MyNewJob heb je de juiste tool in handen om jouw medewerkers snel te onboarden. Meer weten? Lees meer of plan een vrijblijvende demo.

Start nu en draai MyNewJob al voor €120 per maand!