Onboarding checklist: alles wat je moet regelen voor een goede start

Een onboarding checklist helpt je om de start van een nieuwe medewerker gestructureerd te organiseren. Niet als één lange takenlijst voor de eerste werkdag, maar als overzicht van wat er vóór, tijdens en na de eerste weken moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer een actie nodig is.

Een goede checklist combineert praktische zaken met functie-inhoudelijke begeleiding, kennismaking, feedback en ontwikkeling. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een laptop ontbreekt, maar ook dat niemand heeft afgesproken wie de nieuwe medewerker begeleidt of wanneer de eerste evaluatie plaatsvindt.

In deze blog vind je een complete onboarding checklist template die je kunt gebruiken als basis voor jouw organisatie. We verdelen de acties over verschillende fases en rollen, zodat je er direct een bruikbaar onboarding stappenplan van kunt maken.

Wil je de checklist liever als apart document gebruiken?

Download onboarding checklist

Wat is een onboarding checklist?

Een onboarding checklist is een overzicht van alle acties die nodig zijn om een nieuwe medewerker goed te laten starten en gedurende de eerste periode te begeleiden. De checklist maakt zichtbaar wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en wie verantwoordelijk is.

Daarmee is een goede checklist breder dan een lijstje voor HR. Ook andere betrokkenen hebben taken. Denk aan:

• de leidinggevende;
• IT;
• een buddy;
• directe collega's;
• facilitaire ondersteuning;
• de nieuwe medewerker zelf.

De checklist kan bijvoorbeeld bevatten dat IT accounts moet activeren, terwijl de manager verwachtingen over de functie bespreekt en een buddy een kennismakingsmoment plant.

Het doel is niet om zoveel mogelijk vakjes af te vinken. De checklist moet ervoor zorgen dat belangrijke onderdelen op het juiste moment plaatsvinden en dat nieuwe medewerkers niet afhankelijk zijn van losse afspraken of het geheugen van individuele collega's.

Wat is het verschil tussen een onboarding checklist en een onboarding stappenplan?

Een onboarding checklist beschrijft vooral welke acties niet mogen worden vergeten. Een onboarding stappenplan brengt daarnaast volgorde, timing en samenhang aan.

Een checklist kan bijvoorbeeld bevatten:

• laptop regelen;
• buddy aanwijzen;
• introductie met het team plannen;
• eerste werkzaamheden uitleggen;
• evaluatiegesprek voeren.

In een stappenplan bepaal je vervolgens wanneer deze onderdelen plaatsvinden. De laptop moet vóór dag één klaarstaan, de teamintroductie hoort bij de eerste werkdag en een inhoudelijke evaluatie wordt bijvoorbeeld later ingepland.

De twee versterken elkaar dus. Gebruik de checklist om niets te vergeten en het stappenplan om te bepalen wanneer, door wie en met welk doel iedere stap wordt uitgevoerd.

Wil je vooral de bredere principes achter het volledige proces begrijpen? Lees dan 5 tips voor een onboardingproces dat echt werkt. Deze checklist richt zich juist op de concrete uitvoering.

Onboarding checklist template: van vóór de start tot de eerste 100 dagen

Een bruikbare onboarding checklist template verdeelt het proces over verschillende momenten. Daarmee voorkom je dat bijna alle acties automatisch op de eerste werkdag terechtkomen. Onderstaande indeling kun je direct als basis gebruiken.

Fase 1: vóór de eerste werkdag

De periode vóór de eerste werkdag draait vooral om voorbereiding. Zorg dat praktische zaken zijn geregeld en dat de medewerker weet wat die op dag één kan verwachten. Houd dit onderdeel binnen de algemene onboarding bewust overzichtelijk. Preboarding is een eigen fase met meer mogelijkheden dan hieronder passen. Voor een volledige uitwerking kun je daarom de preboarding checklist gebruiken. Daar vind je alle acties tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag uitgebreider uitgewerkt.

Checklist vóór de start

• Startdatum, starttijd en locatie bevestigen.
• Nieuwe medewerker persoonlijk welkom heten.
• Uitleg geven over het programma van de eerste werkdag.
• Werkplek voorbereiden indien van toepassing.
• Laptop, telefoon en andere benodigde middelen regelen.
• Accounts en relevante systeemtoegang voorbereiden.
• Toegangspas, sleutel of andere fysieke toegang regelen.
• Leidinggevende informeren over de start.
• Buddy of vast aanspreekpunt aanwijzen.
• Directe collega's informeren.
• Administratieve gegevens controleren.
• Eerste afspraken en kennismakingen inplannen.

De belangrijkste vraag in deze fase is: wat moet geregeld zijn zodat de medewerker zonder onnodige onzekerheid aan dag één kan beginnen? Bewaar uitgebreide functie-inhoudelijke trainingen voor later. Voor de start hoeft een medewerker niet alvast het complete werk te leren.

Fase 2: de eerste werkdag

Dag één draait om welkom, overzicht en een eerste beeld van de organisatie en functie. Een veelgemaakte fout is om de agenda direct volledig te vullen. Daardoor krijgt iemand veel informatie, maar nauwelijks tijd om die te verwerken.

Checklist voor de eerste werkdag

• Zorg dat iemand de medewerker persoonlijk ontvangt.
• Stel de directe collega's voor.
• Geef een rondleiding of digitale introductie van de werkomgeving.
• Controleer of benodigde apparatuur werkt.
• Controleer of belangrijke accounts toegankelijk zijn.
• Leg het programma voor de eerste week uit.
• Bespreek praktische werkafspraken.
• Introduceer de buddy of het vaste aanspreekpunt.
• Geef een eerste uitleg over de functie.
• Bespreek wat op dag één wel en nog niet wordt verwacht.
• Plan een gezamenlijk lunch- of kennismakingsmoment als dat past.
• Reserveer tijd waarin de medewerker zelf informatie kan bekijken en vragen kan stellen.
• Sluit de dag kort af en vraag naar de eerste indruk.

Het doel van de eerste dag is niet volledige productiviteit. De nieuwe collega moet vooral begrijpen waar die is beland, wat er gaat gebeuren en bij wie vragen terechtkunnen.

Fase 3: de eerste week

Tijdens de eerste week verschuift de aandacht van praktisch landen naar het begrijpen van de functie en organisatie.

Checklist voor week 1

• Verantwoordelijkheden van de functie bespreken.
• Verwachtingen voor de eerste periode duidelijk maken.
• Belangrijkste werkzaamheden introduceren.
• Relevante systemen en processen uitleggen.
• Kennismakingen plannen met belangrijke collega's en afdelingen.
• Uitleg geven over de manier van samenwerken binnen het team.
• Relevante documentatie toegankelijk maken.
• Eerste eenvoudige werkzaamheden laten uitvoeren.
• Contactmoment met buddy plannen.
• Tijd reserveren voor vragen.
• Aan het einde van de week een korte check-in voeren.
• Bepalen welke begeleiding in week 2 nodig is.

Doseer de informatie. Heeft een medewerker een bepaald systeem pas over drie weken nodig? Dan hoeft de volledige uitleg daarvan waarschijnlijk niet in week één.

Voor meer praktische handvatten hierover kun je ook lezen hoe je informatie-overload op de eerste werkdag voorkomt.

Fase 4: week 2 tot en met dag 30

Vanaf de tweede week moet de medewerker steeds meer zelf gaan doen. Onboarding verschuift daardoor van kennismaken naar leren en toepassen.

Checklist voor de eerste maand

• Functiegerichte trainingen aanbieden.
• Medewerker zelfstandig eerste taken laten uitvoeren.
• Feedback geven op uitgevoerde werkzaamheden.
• Aanvullende collega's en stakeholders introduceren.
• Controleren of systemen en informatiebronnen duidelijk zijn.
• Regelmatig contact met de buddy behouden.
• Vragen over samenwerking en werkprocessen bespreken.
• Verwachtingen voor de functie opnieuw controleren.
• Ontbrekende kennis signaleren.
• Rond dag 30 een uitgebreider evaluatiemoment plannen.

Vragen voor de evaluatie na ongeveer 30 dagen

Vraag bijvoorbeeld:

• Is duidelijk wat er van je wordt verwacht?
• Welke onderdelen van je functie gaan al goed?
• Welke werkzaamheden of processen zijn nog onduidelijk?
• Weet je waar je informatie kunt vinden?
• Weet je bij wie je terechtkunt met verschillende vragen?
• Hoe ervaar je de samenwerking met collega's?
• Welke informatie kreeg je te vroeg of juist te laat?
• Waar heb je de komende periode extra ondersteuning bij nodig?

Gebruik de antwoorden niet alleen om de medewerker verder te helpen. Ze geven ook feedback op de kwaliteit van jouw onboarding.

Fase 5: dag 31 tot en met 60

Na de eerste maand is het tijd om de zelfstandigheid verder op te bouwen. Algemene introductie maakt steeds meer plaats voor verdieping.

Checklist voor dag 31 tot 60

• Meer zelfstandige verantwoordelijkheden geven.
• Complexere werkzaamheden introduceren.
• Feedback geven op kwaliteit en werkwijze.
• Nagaan welke kennis nog ontbreekt.
• Waar nodig extra training aanbieden.
• Samenwerking met andere teams uitbreiden.
• Controleren of prioriteiten en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.
• Buddycontact waar passend afbouwen.
• Rond dag 60 opnieuw evalueren.
• Ontwikkelpunten voor de volgende periode vastleggen.

De inhoud van deze fase verschilt sterk per functie. Een nieuwe leidinggevende heeft bijvoorbeeld andere gesprekken en kennis nodig dan iemand in een uitvoerende functie.

Werk daarom met een standaardbasis, maar maak ruimte voor functie-, afdeling- en locatiegerichte onderdelen.

Fase 6: dag 61 tot en met 100

In de laatste fase van een uitgebreid onboardingtraject ligt de nadruk op verdieping, zelfstandigheid en de overgang naar reguliere begeleiding.

Checklist voor dag 61 tot 100

• Controleren of de belangrijkste werkzaamheden zelfstandig worden uitgevoerd.
• Verdieping aanbieden waar dat nodig is.
• Bespreken hoe de medewerker de samenwerking ervaart.
• Controleren of verantwoordelijkheden helder zijn.
• Persoonlijke ontwikkelpunten bespreken.
• Feedback van de medewerker over de onboarding ophalen.
• Ontbrekende informatie of begeleiding aanvullen.
• Rond dag 100 een eindevaluatie voeren.
• Afspraken maken over toekomstige ontwikkeling en begeleiding.
• De formele onboarding afronden.

Welder gebruikt een periode van 100 dagen als praktisch raamwerk om onboarding over verschillende fases te verdelen. Wil je die volledige periode specifieker uitwerken, bekijk dan het onboarding stappenplan voor de eerste 100 dagen.

Onboarding checklist per rol: wie doet wat?

Een checklist werkt alleen wanneer duidelijk is wie iedere actie uitvoert. "HR regelt onboarding" is daarvoor te algemeen. Verdeel verantwoordelijkheden daarom vooraf.

Checklist voor HR

HR bewaakt meestal de structuur van het proces. Denk aan:

• algemene onboarding voorbereiden;
• administratieve acties coördineren;
• relevante collega's informeren;
• vaste taken en deadlines bewaken;
• centrale onboardinginformatie beschikbaar maken;
• evaluatie- en feedbackmomenten organiseren;
• controleren of het proces is afgerond.

Checklist voor de leidinggevende

De leidinggevende speelt vooral een rol bij de functie, verwachtingen en dagelijkse begeleiding. Denk aan:

• doelen en verantwoordelijkheden bespreken;
• eerste werkzaamheden bepalen;
• prioriteiten uitleggen;
• regelmatig feedback geven;
• relevante collega's introduceren;
• voortgang bespreken;
• ondersteuning aanpassen waar nodig;
• evaluaties voeren.

Checklist voor IT

IT zorgt dat de medewerker veilig en praktisch kan werken. Denk aan:

• apparatuur voorbereiden;
• zakelijke accounts aanmaken;
• systeemtoegang regelen;
• benodigde rechten instellen;
• controleren of alles op tijd beschikbaar is.

Welke acties precies nodig zijn, hangt uiteraard af van de systemen en beveiligingsafspraken binnen jouw organisatie.

Checklist voor de buddy

Een buddy is vooral een laagdrempelig aanspreekpunt. Denk aan:

• zich vóór of op de eerste dag voorstellen;
• praktische vragen beantwoorden;
• informele werkwijzen uitleggen;
• de medewerker met collega's verbinden;
• in de eerste weken regelmatig contact opnemen;
• signaleren wanneer extra begeleiding nodig lijkt.

Een buddy vervangt de leidinggevende niet. Het is juist een aanvullende rol naast de formele begeleiding.

Checklist voor de nieuwe medewerker

Ook de medewerker zelf heeft een actieve rol in onboarding. Denk bijvoorbeeld aan:

• benodigde gegevens aanleveren;
• introductieonderdelen doorlopen;
• vragen stellen;
• kennismakingsafspraken bijwonen;
• feedback geven;
• leeractiviteiten uitvoeren;
• eigen ontwikkelvragen benoemen.

Onboarding wordt sterker wanneer de medewerker niet alleen informatie ontvangt, maar actief deelneemt aan het proces.

Hoe maak je van deze checklist een onboarding stappenplan?

Een lange checklist alleen is nog geen goed proces. Voeg daarom aan iedere actie vier onderdelen toe:

1. Moment

Wanneer moet de taak worden uitgevoerd? Bijvoorbeeld:

• vóór dag één;
• eerste werkdag;
• eerste week;
• eerste maand;
• rond dag 60;
• rond dag 100.

2. Eigenaar

Wie is verantwoordelijk? Bijvoorbeeld HR, IT, leidinggevende, buddy of medewerker.

3. Doel

Waarom staat deze stap in de onboarding? Een teamintroductie heeft bijvoorbeeld als doel om relevante contacten op te bouwen. Een training heeft een ander doel: kennis ontwikkelen die nodig is voor het werk.

4. Status

Is de taak nog niet gestart, ingepland of afgerond? Met die vier onderdelen verander je een statische lijst in een werkbaar onboarding stappenplan.

Een eenvoudige structuur ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Maak het niet ingewikkelder dan nodig. Het belangrijkste is dat medewerkers en betrokken collega's weten wat er van hen wordt verwacht.

Wat hoort juist niet op één onboarding checklist?

Een checklist wordt minder bruikbaar wanneer je werkelijk alles probeert samen te voegen.

Maak daarom onderscheid tussen verschillende niveaus.

Algemene onboarding: Alles wat vrijwel iedere nieuwe medewerker nodig heeft.

Functiespecifieke onboarding: Trainingen, systemen en werkzaamheden die alleen bij bepaalde rollen horen.

Locatiespecifieke onboarding: Praktische informatie of procedures die alleen op een bepaalde vestiging gelden.

Preboarding: Alles wat vóór de eerste werkdag plaatsvindt. Gebruik hiervoor de aparte preboarding checklist.

Door met een basischecklist en aanvullende onderdelen te werken, voorkom je dat medewerkers door grote hoeveelheden irrelevante taken moeten gaan.

Praktijkvoorbeeld: onboarding checklist voor een nieuwe medewerker

Stel dat maandag een nieuwe marketingmedewerker begint.

Twee weken vóór de start ontvangt HR de definitieve startdatum. HR activeert het onboardingproces. IT krijgt automatisch of handmatig de taak om apparatuur en accounts voor te bereiden. De manager kiest een buddy en het team wordt geïnformeerd.

Voor dag één ontvangt de medewerker praktische informatie.

Op maandag staat de werkplek klaar. De medewerker ontmoet het team, krijgt toegang tot de belangrijkste systemen en bespreekt met de manager hoe de eerste week eruitziet.

In week één volgen kennismakingen met belangrijke collega's en uitleg over de belangrijkste marketingprocessen. De medewerker begint met een eerste afgebakende opdracht.

Gedurende de eerste maand groeit de zelfstandigheid. Rond dag 30 bespreekt de manager wat goed gaat en waar extra uitleg nodig is.

In maand twee en drie worden werkzaamheden complexer en krijgt de medewerker steeds meer verantwoordelijkheid. Rond dag 100 wordt de onboarding geëvalueerd en worden afspraken gemaakt voor de reguliere ontwikkeling.

De checklist zorgt er in dit voorbeeld niet voor dat iedere activiteit hetzelfde is voor iedere medewerker. Hij zorgt ervoor dat het proces rondom die activiteiten voorspelbaar en beheersbaar is.

Hoe houd je een onboarding checklist actueel?

Een checklist die een paar jaar geleden is gemaakt, bevat waarschijnlijk onderdelen die inmiddels zijn veranderd. Denk aan nieuwe software, andere verantwoordelijken, aangepaste werkprocessen of nieuwe functies.

Plan daarom periodiek een korte controle.

Bekijk daarbij:

• bestaan alle genoemde systemen en processen nog?
• kloppen de verantwoordelijke rollen?
• zijn deadlines realistisch?
• ontbreken er regelmatig acties?
• worden bepaalde taken structureel overgeslagen?
• geven nieuwe medewerkers aan dat informatie te vroeg of te laat komt?
• zijn er onderdelen die niet meer relevant zijn?

Vraag recente starters expliciet om feedback. Zij zien vaak sneller dan HR waar het proces niet aansluit op de praktijk.

Veelgemaakte fouten bij een onboarding checklist

De checklist alleen voor HR maken

Onboarding raakt HR, managers, IT, collega's en de medewerker zelf. Geef iedere rol eigen acties en verantwoordelijkheden.

Alles vóór of op dag één willen afronden

Niet iedere actie is direct relevant. Verdeel onderdelen over meerdere weken of maanden.

Alleen praktische acties opnemen

Een werkende laptop is belangrijk, maar onboarding draait ook om begeleiding, relaties, verwachtingen en feedback.

Voor iedere medewerker dezelfde lijst gebruiken

Maak een organisatiebrede basis en voeg specifieke acties toe per functie, team of locatie.

Wel afvinken, maar niet evalueren

Een volledig afgevinkte checklist zegt weinig over hoe de medewerker de onboarding heeft ervaren. Voeg daarom ook inhoudelijke check-ins en evaluaties toe.

Een verouderde template blijven kopiëren

Controleer je template regelmatig. Een onboarding checklist moet aansluiten op de organisatie zoals die nu werkt.

Veelgestelde vragen over de onboarding checklist

Wat staat er op een onboarding checklist?

Een onboarding checklist bevat alle belangrijke acties rondom de start van een medewerker. Denk aan praktische voorbereiding, apparatuur en systemen, kennismaking met collega's, functie-inhoudelijke begeleiding, leeractiviteiten en evaluatiemomenten. Leg daarnaast vast wanneer iedere actie plaatsvindt en wie verantwoordelijk is.

Wanneer begint een onboarding checklist?

De eerste voorbereidingen beginnen meestal zodra duidelijk is wanneer de nieuwe medewerker start. Het deel vóór de eerste werkdag valt onder preboarding. Vanaf de eerste werkdag loopt de verdere onboarding door. Hoe lang het traject duurt, hangt af van de functie en organisatie.

Wat is een goede onboarding checklist template?

Een goede onboarding checklist template bevat minimaal de actie, het moment, de verantwoordelijke persoon en het doel van de stap. Werk bij voorkeur met verschillende fases en maak onderscheid tussen algemene en functiespecifieke onboarding.

Wat is het verschil tussen een preboarding checklist en onboarding checklist?

Een preboarding checklist richt zich specifiek op de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Een onboarding checklist is breder en omvat ook de eerste werkdag, de eerste weken en verdere begeleiding nadat de medewerker daadwerkelijk is gestart.

Hoe lang moet een onboarding stappenplan duren?

Er is geen vaste duur die voor iedere functie werkt. Eenvoudigere functies kunnen minder begeleiding nodig hebben dan specialistische of leidinggevende rollen. Je kunt bijvoorbeeld werken met fases voor dag één, week één, dag 30, dag 60 en dag 100 en de inhoud vervolgens per functie aanpassen.

Wie is verantwoordelijk voor de onboarding checklist?

HR bewaakt vaak het totale proces, maar hoeft niet iedere actie zelf uit te voeren. De leidinggevende is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor functie-inhoudelijke begeleiding, IT voor systemen en apparatuur en een buddy voor laagdrempelige ondersteuning. Maak eigenaarschap daarom per taak expliciet.

Onboarding checklist en Welder

Wanneer je incidenteel één nieuwe medewerker verwelkomt, kun je een checklist handmatig bijhouden. Zodra meerdere medewerkers, managers, locaties of functiegroepen betrokken zijn, wordt dat lastiger.

Met de digitale onboarding van Welder kun je onboarding opdelen in fases en herbruikbare workflows. Informatie, taken, video's en documenten kunnen worden afgestemd op bijvoorbeeld functie, afdeling of locatie. HR en leidinggevenden kunnen daarnaast volgen welke onderdelen zijn afgerond en waar nog aandacht nodig is.

Begin daarbij niet direct met automatiseren. Bepaal eerst welke stappen werkelijk nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer een actie waarde toevoegt. Wil je het proces vanaf de basis ontwerpen, gebruik dan ook het werkboek voor de ideale onboarding. Het werkboek helpt om de huidige en gewenste onboarding in kaart te brengen en informatie over verschillende fases te verdelen.

Download de onboarding checklist

Conclusie

Een onboarding checklist is vooral waardevol wanneer hij meer doet dan praktische taken verzamelen. Verdeel de onboarding over duidelijke fases, leg per actie vast wie verantwoordelijk is en voeg naast administratie ook kennismaking, functiebegeleiding en evaluatiemomenten toe.

Maak vervolgens onderscheid tussen een algemene basis en onderdelen die alleen voor specifieke functies, teams of locaties relevant zijn. Zo groeit je checklist uit tot een bruikbaar onboarding stappenplan dat nieuwe medewerkers door hun volledige startperiode begeleidt.

Gebruik de onboarding checklist template uit dit artikel als basis, pas hem aan op je eigen organisatie en controleer regelmatig of de inhoud nog aansluit op de praktijk. Zo blijft de checklist geen statisch document, maar een praktisch hulpmiddel voor iedere nieuwe start.

Plan een vrijblijvende demo‍