Een interne kennisbank opzetten helpt medewerkers om procedures, werkinstructies, HR-informatie en andere organisatiekennis op één centrale plek terug te vinden. In plaats van zoeken in losse documenten, mailboxen en persoonlijke mappen, weten medewerkers waar betrouwbare informatie staat.
Maar een goede kennisbank is meer dan een verzameling bestanden. De informatie moet logisch worden gestructureerd, relevant zijn voor de medewerker en actueel blijven. Daarnaast wil je kennis die nu vooral in de hoofden van ervaren collega's zit beter vastleggen en beschikbaar maken.
Met Welder combineer je een interne kennisbank met bredere kennisdeling binnen je organisatie. Informatie kan centraal beschikbaar worden gemaakt, terwijl je kennis daarnaast deelt via onder meer berichten, groepen, acties en evenementen.
Wat is een kennisbank?
Een kennisbank is een centrale omgeving waarin medewerkers informatie en kennis kunnen vinden die zij nodig hebben om hun werk uit te voeren. Denk aan werkinstructies, procedures, handleidingen, HR-richtlijnen, veelgestelde vragen, trainingsmateriaal en praktische informatie over de organisatie.
Een interne kennisbank is specifiek bedoeld voor medewerkers. De inhoud verschilt daarom van een openbaar helpcentrum voor klanten. Het gaat om informatie die collega's nodig hebben tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.
Wat is het verschil tussen een kennisbank, intranet en leerplatform?
Een kennisbank, intranet en leerplatform kunnen elkaar overlappen, maar hebben ieder een andere primaire functie.
Een kennisbank is vooral bedoeld voor duurzame, terugvindbare informatie. Denk aan procedures, protocollen, werkinstructies en antwoorden op terugkerende vragen.
Een intranet ondersteunt bredere interne communicatie. Daar vind je bijvoorbeeld nieuws, teamupdates, evenementen, medewerkersprofielen en interactie tussen collega's. Welder maakt binnen het eigen intranet expliciet onderscheid tussen nieuws op de tijdlijn en blijvende informatie in de kennisbank.
Een leerplatform richt zich sterker op het daadwerkelijk ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Medewerkers volgen bijvoorbeeld e-learnings, opdrachten of leerlijnen en kunnen voortgang bijhouden.
De drie kunnen elkaar juist versterken. Een medewerker leest bijvoorbeeld een nieuwe werkinstructie in de kennisbank, volgt een training over het onderwerp in de leeromgeving en ontvangt via het intranet een bericht dat de werkwijze is veranderd.
Meer weten over de communicatielaag rondom kennis? Bekijk het intranet voor medewerkers. Voor trainingen en gerichte ontwikkeling sluit het platform voor leren en ontwikkelen daarop aan.
Waarom is een interne kennisbank belangrijk?
In veel organisaties is kennis wel aanwezig, maar niet altijd eenvoudig beschikbaar.
De ene werkinstructie staat in een gedeelde map, een andere versie is ooit per e-mail gestuurd en voor een belangrijke uitzondering moet je eigenlijk bij die ene ervaren collega zijn. Dat werkt zolang iedereen weet waar informatie staat en dezelfde mensen beschikbaar blijven.
Naarmate een organisatie groeit, wordt dat steeds lastiger.
Concrete voordelen
Medewerkers weten waar ze moeten zoeken
Een centrale plek voorkomt dat medewerkers eerst verschillende kanalen moeten controleren of collega's moeten vragen waar een document staat.
Het doel is niet dat medewerkers alles uit hun hoofd kennen. Ze moeten vooral weten waar betrouwbare kennis terug te vinden is.
Je maakt impliciete kennis expliciet
Niet alle relevante organisatiekennis staat al op papier.
Ervaren medewerkers weten bijvoorbeeld:
- welke uitzonderingen binnen een proces voorkomen;
- welke controles belangrijk zijn;
- hoe een specifieke situatie meestal wordt aangepakt;
- welke stappen vaak worden vergeten;
- wie bij een probleem moet worden betrokken.
Wanneer deze kennis alleen in hoofden zit, is de organisatie afhankelijk van individuele medewerkers.
Door belangrijke inzichten te documenteren, wordt kennis beter overdraagbaar. Welder benoemt dit op de huidige pagina expliciet als het duurzaam bewaren en overdragen van kennis door impliciete kennis expliciet te maken.
Nieuwe medewerkers kunnen informatie terugvinden
Tijdens onboarding krijgen medewerkers veel nieuwe informatie. Het is niet realistisch om te verwachten dat alles direct blijft hangen.
Een kennisbank geeft nieuwe collega's een vaste plek waar zij later opnieuw procedures, instructies en achtergrondinformatie kunnen raadplegen.
Je ondersteunt consistente werkwijzen
Wanneer teams verschillende versies van een procedure gebruiken, ontstaan gemakkelijk verschillen in uitvoering.
Een centrale kennisbank maakt het eenvoudiger om medewerkers naar dezelfde actuele bron te verwijzen. Daarvoor moet wel duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer van ieder onderwerp.
Kennis blijft beschikbaar bij vertrek
Wanneer een ervaren medewerker vertrekt, wil je niet pas tijdens de laatste week ontdekken welke cruciale kennis nergens is vastgelegd.
Een structurele kennisbank maakt kennisoverdracht onderdeel van het dagelijkse werk in plaats van een noodactie tijdens offboarding.
Voorkom tientallen categorieën die alleen voor de beheerder logisch zijn.
Test de structuur met medewerkers. Vraag waar zij een bepaalde werkinstructie zouden verwachten en welke woorden zij gebruiken wanneer ze iets zoeken.
Meer over je eigen kennisbank
