Een efficiënte, gestroomlijnde onboarding is essentieel voor het integreren van nieuwe medewerkers in een organisatie. Daarnaast biedt het voordelen voor productiviteit, retentie en een positieve bedrijfscultuur. In deze blog gaan we dieper in op wat onboarding is en hoe het verschilt van inwerken, wat het belang is van een goede onboarding en hoe digitale onboarding je organisatie kan helpen groeien.
Onboarding is een strategisch en alomvattend proces dat verder gaat dan de conventionele inwerkperiode. Het is een samenhangende aanpak om nieuwe medewerkers soepel te integreren in een organisatie. Het begint al vanaf het moment dat een kandidaat een arbeidsaanbod accepteert en loopt door gedurende de eerste maanden van het dienstverband. Het doel van een onboardingsproces is het waarborgen van een soepele integratie en het tot stand brengen van een sterke verbinding tussen de medewerker en de organisatie. Onboarding gaat zo bezien veel verder dan de traditionele inwerkperiode: het omvat niet alleen het aanleren van specifieke taken, maar ook het begrijpen van de bedrijfscultuur, normen, waarden en de bredere organisatorische context.
Een onboardingsproces bestaat uit verschillende elementen, zoals preboarding, persoonlijke en zakelijke training en ontwikkeling en het geven en ontvangen van feedback. Hieronder hebben we een aantal van die elementen voor je op een rijtje gezet.
Het onboardingsproces begint feitelijk al vóór de eerste werkdag. Dat wordt ook wel de fase van preboarding genoemd. Preboarding omvat alle activiteiten die plaatsvinden tussen het moment van acceptatie van het arbeidsaanbod en de eerste werkdag. Tijdens de preboarding wordt er vaak al wat informatie over de organisatie gedeeld met de nieuwe medewerker, is er ruimte voor het behandelen van praktische en administratieve zaken en wordt er vooruitgeblikt naar de eerste werkdag. Tegenwoordig wordt tijdens de preboarding ook steeds vaker aandacht besteed aan het team en de (bedrijfs)cultuur waarin de nieuwe medewerker terecht gaat komen. Dit alles legt de basis voor een vlotte, positieve start van de nieuwe medewerker in de organisatie.
Onder het motto: first impressions count is het verloop van de eerste werkdag een belangrijk punt in het onboardingsproces. De eerste werkdag is idealiter gericht op het verwelkomen en thuis laten voelen van de nieuwe medewerker. Dat gebeurt bij voorkeur door een buddy, collega of leidinggevende die de nieuwe medewerker door de eerste dag heen loodst. Daarbij is het belangrijk dat er naast het regelen van praktische en administratieve zaken voldoende ruimte is voor een warm welkom, bijvoorbeeld door het ontmoeten van collega’s en het in ontvangst nemen van een leuk welkomstpakket. Bij grotere organisaties vindt vaak een algehele welkomstceremonie plaats, waarin ook de bedrijfscultuur, missie en visie aan bod komen.
Onboarding gaat verder dan het louter aanleren van taken en vaardigheden: het is een diepgaande introductie en uiteindelijk integratie in de gehele bedrijfscultuur, inclusief normen, waarden en sociale dynamieken. Gedurende de hele onboarding wordt aandacht geschonken aan diverse cultuuraspecten. Op die manier raakt de nieuwe medewerker snel verbonden en betrokken bij de organisatie.
Een goede onboarding voorziet doorgaans in diverse trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden. Dat kan bijvoorbeeld een training zijn voor het aanleren van specifieke vaardigheden die relevant zijn voor de functie of een korte cursus over persoonlijke ontwikkeling. Door al vroeg te investeren in de ontwikkeling van medewerkers vergroot je het prestatievermogen én stimuleer je betrokkenheid.
Het toewijzen van mentoren - ook wel buddies of buddysysteem genoemd - draagt op een laagdrempelige manier bij aan het opbouwen van professionele relaties en vergemakkelijkt zo de integratie. Een buddy is het eerste aanspreekpunt van een nieuwe medewerker en fungeert als gids en ondersteuner. Daarnaast helpt de buddy nieuwe medewerkers bij het begrijpen van de formele en informele aspecten van de organisatie. Dit bevordert het leerproces en draagt bij aan een positieve en inclusieve werkomgeving.
Onboarding is geen eenmalig proces; het vereist continue monitoring en aanpassing. Het is daarom belangrijk om je onboardingsproces zo in te richten dat er voldoende ruimte is voor het geven van feedback. Regelmatige feedbacksessies stellen zowel werkgevers als werknemers in staat om eventuele obstakels aan te pakken, de voortgang te evalueren en aanpassingen te maken voor een optimale integratie.
Moderne organisaties maken vaak gebruik van digitale middelen om het onboardingsproces te verbeteren. Een digitale onboarding - zoals de digitale onboarding van WELDER - omvat het gebruik van technologische oplossingen zoals online trainingen en e-learnings en geautomatiseerde processen. Dit verhoogt de efficiëntie, maakt onboarding toegankelijker en biedt een uniforme ervaring voor alle nieuwe medewerkers, ongeacht hun fysieke locatie.
Het doel van onboarding is het waarborgen van een soepele integratie en het tot stand brengen van een sterke verbinding tussen de medewerker en de organisatie.
Inwerken en onboarding worden vaak als synoniemen gebruikt. Toch verschillen deze twee termen wezenlijk van elkaar. Inwerken is het proces waarin nieuwe medewerkers specifieke taken en verantwoordelijkheden worden aangeleerd, gericht op hun directe functie. Het is vaak een kortetermijnproces dat zich richt op het vertrouwd maken van medewerkers met de dagelijkse taken die nodig zijn om hun functie uit te voeren. Het primaire doel van inwerken is om nieuwe werknemers snel operationeel te maken.
Onboarding daarentegen is een meer integrale benadering. Het omvat niet alleen het aanleren van specifieke taken, maar richt zich ook op het integreren van nieuwe medewerkers in de bedrijfscultuur, het begrijpen van de organisatiedoelstellingen en het opbouwen van relaties binnen de organisatie. Het strekt zich uit over een langere periode en heeft tot doel duurzame betrokkenheid en succes op de lange termijn te bevorderen.
Inwerkproces: Een nieuwe medewerker in een callcenter krijgt tijdens het inwerkproces training over het gebruik van het telefoonsysteem, het volgen van scripts en het omgaan met basisproblemen. De focus ligt voornamelijk op de praktische aspecten van het werk, zoals het beantwoorden van oproepen, het afhandelen van klantvragen en het registreren van informatie in het systeem.
Onboardingsproces: Tijdens het onboardingsproces in hetzelfde callcenter gaat het niet alleen om het aanleren van de taken, maar ook om het begrip van de bedrijfscultuur. Nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd in de missie en waarden van het bedrijf. Ze krijgen de kans om te leren over de bredere doelstellingen van het bedrijf en hoe hun rol bijdraagt aan het succes ervan. Daarnaast kunnen er mentorprogramma's zijn om hen te begeleiden bij de sociale aspecten van het werk, zoals effectieve communicatie met collega's en klanten.
Een goed begin is het halve werk, zo luidt een bekende uitdrukking. Dat geldt zeker voor een goede onboarding! Een doordachte, efficiënte onboarding biedt organisaties veel voordelen. Zo zorgt het voor snellere productiviteit, betere prestaties en een positieve bedrijfscultuur. Bovendien is het een cruciaal instrument in het behoud van talent en het opbouwen van een sterk, veerkrachtig team. Redenen te over dus om je als HR-professional, manager of directeur te focussen op het creëren van een deugdelijke onboarding! Hieronder lichten we een aantal van de voornaamste voordelen voor je toe.
Een goed uitgewerkte onboarding stelt nieuwe medewerkers in staat om sneller productief te worden. Door de juiste informatie op het juiste moment aan te bieden, kunnen nieuwe medewerkers hun taken en werkzaamheden effectiever uitvoeren. Ook gerichte trainingen die in het onboardingsproces worden aangeboden, helpen daarbij. Daarnaast zorgt een gestructureerde onboarding ervoor dat nieuwe medewerkers sneller hun weg vinden in de organisatie omdat ze een duidelijk beeld hebben van de bedrijfscultuur, de structuur en de verschillende doelstellingen. Met een goede onboarding zijn nieuwe medewerkers dus snel up and running!
Onboarding gaat verder dan enkel het begrijpen en kunnen uitvoeren van functiespecifieke taken; het omvat ook het begrijpen van en kunnen identificeren met de bedrijfscultuur en bedrijfswaarden. Een medewerker die zich bewust is van de normen en waarden van een organisatie en deze omarmt, kan beter integreren en bijdragen aan een positieve werkomgeving. Door hier in de onboarding voldoende aandacht te besteden, dragen nieuwe medewerkers al vanaf de start bij aan het creëren en behouden van een positieve bedrijfscultuur. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers tijdens de onboarding kennismaken met hun collega's, leidinggevenden en andere teamleden. Het leggen van deze relaties bevordert een gevoel van verbondenheid en creëert een ondersteunend netwerk - een community - binnen de organisatie. Zo draagt onboarding al vroeg bij aan een positieve teamdynamiek en legt het de basis voor betrokkenheid en verbondenheid.
Een soepele, volledige onboarding draagt bij aan een positieve eerste indruk en bevordert de integratie in de organisatie. Medewerkers die effectief integreren in de organisatie, zijn meer geneigd om loyaal te blijven aan de organisatie en hun professionele ontwikkeling binnen het bedrijf voort te zetten. Dit vermindert het risico van vroegtijdig vertrek van nieuwe medewerkers, wat op zijn beurt de wervingskosten vermindert en de continuïteit van het team waarborgt. Een goede onboarding is zo bezien een (noodzakelijke!) investering in het behoud van talent. Ook het aantrekken van nieuw talent gaat overigens makkelijker, omdat positieve medewerkers bijdragen aan een positieve werkgeversreputatie. Win-win, dus!
Een goede onboarding heeft vele voordelen, zoals je hierboven hebt kunnen lezen. Maar wat maakt nu een echt goede onboarding? Om antwoord te kunnen geven op die vraag, is het van belang om naar enkele kernprincipes te kijken van onboarding. Deze kernprincipes worden ook wel de 7 C’s genoemd (compliance, connection, clarification, confidence, culture, checkback, creativity). Deze principes worden algemeen beschouwd als essentieel voor een effectief onboardingsproces. Hieronder gaan we dieper in op de 7 C’s van onboarding.
Compliance binnen onboarding gaat over het zorgen dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van en voldoen aan alle regels, voorschriften en beleidslijnen van de organisatie. Daarbij hoort onder andere het informeren van medewerkers over wettelijke vereisten, beleid, normen en waarden en andere richtlijnen die relevant zijn voor de functie. Maar ook allerhande administratieve zaken of het behalen van bepaalde verplichte cursussen vallen onder compliance. Denk bijvoorbeeld aan het doorgeven van contactgegevens, het invullen van een loonheffingsformulier, het kennisnemen van het veiligheidsreglement, het afleggen van een eed of het behalen van een VCA-certificaat. Het doel van compliance in onboarding is om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers vlot en voldoende op de hoogte zijn van alle relevante regels en beleid, zodat ze snel en verantwoord van start kunnen gaan.
Met het kernprincipe Connection wordt binnen onboarding het faciliteren van betekenisvolle verbindingen tussen nieuwe medewerkers, collega's, teamleden en leidinggevenden bedoeld. Dat is van belang omdat betrokken en verbonden medewerkers over het algemeen gelukkiger en productiever zijn en langer bij één organisatie blijven. Het faciliteren van verbinding op de werkvloer gaat vaak gepaard met het organiseren van allerlei activiteiten, zoals (medewerkers)bijeenkomsten, teambuilding-uitjes en werkborrels. Ook het toewijzen van mentors (of: buddies) aan nieuwe medewerkers helpt bij het al vroeg creëren van verbinding. Door in te zetten op onderlinge verbondenheid en verbondenheid met de organisatie, stimuleer je een gevoel van gemeenschap en samenwerking. Door dit al vanaf de onboarding goed te regelen, ontstaat er een ondersteunend netwerk dat de nieuwe medewerker helpt om zich sneller thuis te voelen in de organisatie.
Clarification binnen onboarding verwijst naar het proces van verduidelijking van de rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen van nieuwe medewerkers. Het gaat daarbij bijvoorbeeld over het verstrekken van duidelijke informatie over wat er van nieuwe medewerkers wordt verwacht, de doelen van hun functie en hoe deze bijdragen aan de bredere missie van de organisatie. Een simpele manier van clarification is bijvoorbeeld vertellen wat de nieuwe medewerker kan verwachten tijdens zijn eerste dagen. Moet de nieuwe medewerker eigen lunch meenemen, zijn er kledingrichtlijnen, waar kan de medewerker parkeren, door wie wordt de medewerker opgevangen enzovoort. Het is daarnaast belangrijk dat nieuwe medewerkers hun rol ook in de bredere context van de organisatie kunnen plaatsen, dat zij op de hoogte zijn van andere rollen en functies én dat zij hun weg naar anderen goed kunnen vinden. Het is daarom van belang om goed uit te leggen aan nieuwe medewerkers wat de verschillende team- en organisatierollen zijn, welke processen er zijn en hoe de nieuwe medewerker daarin past. Zo helpt clarification nieuwe medewerkers een duidelijk pad voor zich te zien voor hun bijdrage aan het succes van het team en de organisatie als geheel.
In het kader van onboarding verwijst Confidence naar het opbouwen van zelfvertrouwen bij nieuwe medewerkers. Door het bieden van de nodige ondersteuning, training en feedback zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel bekwaam en kundig voelen in hun nieuwe rol. Het is daarom belangrijk om de onboarding zo in te richten dat je nieuwe medewerkers in staat stelt om gedurende de onboarding zelfvertrouwen op te doen, bijvoorbeeld door het geven van een gerichte werkinhoudelijke training, het organiseren van een wederzijds feedbackmoment, het faciliteren van een buddysysteem en het inrichten van een aantal vaste contactmomenten met de leidinggevende om de voortgang te bespreken. Met heldere verwachtingen, positieve feedback en een ondersteunende omgeving stimuleert confidence bovendien een gevoel van eigenwaarde en empowerment. Zo kunnen nieuwe medewerkers al vanaf de start met vertrouwen en enthousiasme bijdragen aan de organisatie.
Culture binnen onboarding is het proces van het introduceren en begrijpen van de bedrijfscultuur voor nieuwe medewerkers. Het gaat dan om het overbrengen van de normen, waarden, tradities en gedragscodes die de organisatie kenmerken. Dat kan op tal van (creatieve) manieren, maar belangrijk is het om er in ieder geval voldoende informatie over te geven gedurende de onboarding. Verder kun je bijvoorbeeld denken aan informele bijeenkomsten, uitjes en borrels om (nieuwe) medewerkers snel te laten wennen aan de cultuur van de organisatie. Ook digitaal liggen daarvoor veel mogelijkheden, bijvoorbeeld door het delen van inside jokes, inspirerende of grappige quotes van collega’s en foto’s van leuke uitjes. Met een effectieve culturele integratie zorg je voor begrip, acceptatie en aanpassing aan de bedrijfsnormen, waardoor nieuwe medewerkers zich thuis voelen en sneller onderdeel van de organisatie worden.
Check-back binnen onboarding verwijst naar het instellen van regelmatige feedbackmomenten gedurende het onboardingsproces. Dit omvat het evalueren van de voortgang van nieuwe medewerkers, het beantwoorden van vragen en het aanpakken van eventuele zorgen. Door deze feedbackmechanismen in te bouwen, krijgen zowel de nieuwe medewerkers als de betrokken leidinggevenden én HR-collega’s de gelegenheid om de effectiviteit van het onboardingsproces te beoordelen, aanpassingen te maken indien nodig en ervoor te zorgen dat de integratie soepel verloopt. Daarnaast biedt het gelijk een mooie mogelijkheid om het onboardingsproces als geheel doorlopend te blijven verbeteren!
Met Creativity wordt het stimuleren van een creatieve mindset bij nieuwe medewerkers bedoeld. Het gaat dan om het creëren van een cultuur waarin het delen van nieuwe ideeën, innovatie en out-of-the-box-denken worden aangemoedigd. Bijvoorbeeld door het inrichten van een digitale onboarding met eigengemaakte gifjes, een vrolijke introductievideo, virtuele rondleidingen en een interactieve quiz. Door ruimte te geven aan creativiteit tijdens het onboardingsproces, moedig je nieuwe medewerkers aan om bij te dragen aan vernieuwing en groei binnen de organisatie. Bovendien zorgt het toevoegen van creativiteit aan je onboarding ervoor dat de onboarding positiever wordt ervaren en beter blijft hangen.
Met een digitale onboarding maak je het onboardingsproces efficiënter, gestroomlijnder en toegankelijker, waardoor zowel nieuwe medewerkers als het HR-team tijd en middelen besparen.
Digitale onboarding, soms ook wel eens e-onboarding genoemd, verwijst naar het gebruik van digitale technologieën en online middelen om de onboarding van nieuwe medewerkers te faciliteren. In plaats van traditionele, papieren methoden maakt digitale onboarding gebruik van elektronische hulpmiddelen en platforms om informatie te verstrekken, documenten te verwerken en communicatie te vergemakkelijken tijdens de hele introductieperiode van een nieuwe medewerker.
Digitale onboarding kan verschillende vormen aannemen, zoals online trainingen, elektronische formulieren, virtuele rondleidingen en interactieve modules. Ook bestaan er volledige digitale onboardingsmodules zoals MyNewJob, waarmee je de totale onboardingsreis kunt inrichten en waarborgen.
Digitale onboarding brengt aanzienlijke toegevoegde waarde met zich mee voor zowel organisaties als nieuwe medewerkers. In de eerste plaats bevordert het efficiëntie door het automatiseren van administratieve taken, waardoor kostbare tijd wordt bespaard voor zowel HR-professionals als nieuwkomers. Daarnaast is de toegankelijkheid van digitale onboarding van onschatbare waarde, aangezien medewerkers overal en altijd toegang hebben tot belangrijke informatie, trainingen en documenten. Dit maakt het ook mogelijk voor grote organisaties of organisaties met veel spreiding en decentrale teams om hun (nieuwe) medewerkers makkelijk mee te nemen in de onboarding.
De interactieve aard van digitale onboarding draagt bij aan een succesvolle integratie van nieuwe medewerkers. Door gebruik te maken van multimedia en interactieve elementen worden onboardingsmodules boeiender en effectiever. Zo blijft de informatie die tijdens de onboarding wordt overgedragen, veel beter hangen. Tegelijkertijd zorgt geautomatiseerde opvolging ervoor dat geen enkele taak over het hoofd wordt gezien. Het aanbieden van een centrale, geautomatiseerde onboarding biedt daarnaast voordelen voor consistente informatieoverdracht aan alle nieuwe medewerkers. Dit bevordert de uniformiteit en draagt bij aan de naleving van regelgeving en beleid.
Digitale onboarding maakt tevens gegevensbeheer en analyse mogelijk, waardoor organisaties inzicht krijgen in de voortgang van nieuwe medewerkers. Ook kunnen dergelijke statistieken en inzichten gebruikt worden om het onboardingsproces continu te blijven verbeteren, waardoor een dynamisch onboardingsproces ontstaat dat zich steeds aanpast aan de veranderingen in de organisatie. Ten slotte biedt digitale onboarding ook voordelen op het gebied van duurzaamheid. Met zijn verminderde papiergebruik en milieuvriendelijke aanpak, draagt digitale onboarding bij aan kostenbesparingen en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Samenvattend is het doel van een digitale onboarding om het onboardingsproces efficiënter, gestroomlijnder en toegankelijker te maken, waardoor zowel nieuwe medewerkers als het HR-team tijd en middelen besparen. Hieronder vind je opgesomd nog eens de voornaamste voordelen van digitale onboarding:
Efficiëntie: Digitale onboarding maakt gebruik van geautomatiseerde processen om administratieve taken te verminderen. Daarmee besparen (nieuwe) medewerkers en leidinggevenden tijd en middelen.
Toegankelijkheid: Digitale onboarding maakt onboarding overal en altijd toegankelijk voor medewerkers, ongeacht hun locatie. Dit is bijvoorbeeld waardevol voor grote organisaties of organisaties met veel spreiding en decentrale teams.
Consistentie: Digitale onboarding zorgt voor een uniforme ervaring voor alle nieuwe medewerkers. Dit draagt bij aan een gestandaardiseerde introductie in de bedrijfscultuur en beleidslijnen, waardoor iedereen het binnenkomen in de organisatie op eenzelfde manier beleeft.
Interactiviteit: Door gebruik te maken van multimedia en interactieve elementen (afbeeldingen, gifjes, foto’s, video’s) worden onboardingsmodules boeiender en effectiever. Zo blijft de informatie die tijdens de onboarding wordt overgedragen, veel beter hangen.
Analyse: Digitale onboarding maakt het mogelijk om gegevens te verzamelen over het succes en de betrokkenheid van medewerkers tijdens het onboardingsproces. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om het proces continu te verbeteren.
Al met al biedt digitale onboarding zo een moderne en effectieve benadering van het onboarden van nieuwe medewerkers, waarbij niet alleen operationele processen worden verbeterd, maar ook de algehele ervaring van nieuwkomers in de organisatie op een positieve manier wordt beïnvloed. Een goed ontworpen digitale onboarding maakt het leven van personeel makkelijker en draagt bij aan een vlotte integratie van nieuwe medewerkers in je organisatie. Zij voelen zich niet alleen welkom, maar worden écht onderdeel van de club. Digitale onboarding is op deze manier niet alleen een investering in individuele werknemers, maar ook in de duurzame groei en veerkracht van je organisatie als geheel. Een bouwsteen voor langdurig succes, dus!