Hoog ziekteverzuim voorkomen? 10 tips voor (HR-)managers

Wanneer is het ziekteverzuim té hoog?

Een griepje, hoofdpijn, rugklachten… Iedereen is weleens ziek. Een dagje of hooguit een week. Maar wanneer wordt het ziekteverzuim té hoog? Om dat te bepalen, kun je het beste kijken naar de gemiddelden van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Zo gold er in 2023 een gemiddeld verzuimpercentage van 5,25% in heel Nederland. Dat betekent dat werknemers gemiddeld 52,5 van de 1000 dagen ziek waren. Dat is een enorme stijging ten opzichte van bijvoorbeeld 2014, waarin het gemiddelde verzuimpercentage op 3,8% lag. Het CBS geeft ook inzicht in het ziekteverzuim per bedrijfstak en wat de verschillen zijn qua verzuim bij kleine, middelgrote en grote bedrijven.

Deze cijfers helpen je om te bepalen wanneer je kunt spreken van (te) hoog verzuim. Kijk ook zeker terug in de tijd: wat waren de gemiddelde verzuimpercentages de afgelopen jaren binnen jouw organisatie? Op die manier kun je voor jezelf een gemiddelde vaststellen en verzuimgesprekken inplannen als dat nodig is. En wist je dat je verzuim kan voorspellen met preventiealgoritmen?

4 soorten ziekteverzuim

Dan zit er ook nog eens een verschil in de soorten ziekteverzuim. Het is ook goed om de verschillende typen te beschrijven in je verzuimbeleid. Dat is wel zo duidelijk, zowel voor jezelf als voor je medewerkers.

• Kortdurend ziekteverzuim: wanneer iemand een paar dagen tot een week niet kan komen werken, bijvoorbeeld door een griepje, verkoudheid of migraine.

• Frequent ziekteverzuim: medewerkers die vaak kortdurend ziek zijn. Hoewel de klachten iedere keer mild zijn, kan dit soort verzuim veel invloed hebben op de teamflow.

• Langdurig ziekteverzuim: als iemand een langere periode (meerdere weken, maanden of jaren) niet kan werken. Bijvoorbeeld wegens een ernstige ziekte, blessure of mentale klachten.

• Ongeoorloofd ziekteverzuim: wanneer iemand zich ziek meldt zonder geldige reden. Een soort spijbelen dus.

Meest voorkomende oorzaken van verzuim

Om een hoog verzuim te voorkomen, is het slim om veelvoorkomende oorzaken op een rijtje te zetten. Houd dus goed bij om welke redenen jouw medewerkers zich ziek melden. Op die manier kun je doeltreffende maatregelen nemen. Houd hierbij natuurlijk wel rekening met de privacy van je werknemers. Om je alvast wat inzicht te geven in de meest voorkomende oorzaken van verzuim, zijn we weer in de cijfers van het CBS gedoken. In 2022 verzuimden de meeste mensen vanwege:

1. Griep, verkoudheid of andere virusinfectie

2. Psychische klachten, overspannenheid, burn-out

3. Hoofdpijn, migraine

4. Darm- of maagklachten

5. Rugklachten

Wat zijn de gevolgen van verzuim?

Ziekteverzuim onder werknemers heeft verschillende negatieve gevolgen voor je organisatie. Allereerst kan het zorgen voor productiviteitsverlies, bijvoorbeeld omdat projecten en taken blijven liggen. Zijn je andere medewerkers zo lief om bij te springen? Superfijn, maar behoed ze wel voor een te hoge werkdruk. Een hoog verzuim kan ook invloed hebben op de teamdynamiek. Als iemand vaak of langdurig ziek is, kan dit voor gevoelens van onrechtvaardigheid zorgen. En dat kan resulteren in frustratie: ‘ja lekker makkelijk om je ziek te melden, wij lossen de boel wel weer op’. Tot slot voel je een hoog ziekteverzuim onder je werknemers natuurlijk ook in de portemonnee. Denk aan de kosten voor het inzetten van vervangend personeel, medische verzekeringen en verminderde omzet.

De rol van leidinggevenden en HRM bij ziekteverzuim

Natuurlijk is verzuim niet hélemaal te voorkomen. Maar als leidinggevende of HR-manager speel je wel een cruciale rol in het beperken van langdurig verzuim. Met name het psychische verzuim. Als HR-afdeling of leidinggevende is het (mede) jouw taak om een gezonde en fijne werkomgeving te creëren. Dat zorgt voor blije medewerkers die hun hoofd vitaal houden. Hoe pak je dat aan? Hieronder 10 tips.

10 tips om hoog ziekteverzuim te voorkomen

1. Verzuimbeleid maken
Als HR-afdeling ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een duidelijk verzuimbeleid. Hoe melden jouw medewerkers zich ziek? Hoe zijn zaken geregeld als je langdurig ziek wordt? Hoe gaat een re-integratie in zijn werk? Licht dit soort dingen vooraf helder toe, dat scheelt een hoop gedoe in de toekomst.

2. Verzuimcijfers analyseren
Meten is weten. Zodra je weet hoe vaak en waarom mensen zich ziek melden, kun je ook gerichte acties ondernemen. Houd dus het ziekteverzuim goed bij. Op die manier kun je trends en patronen herkennen. En die info helpt je bij het ontwikkelen van effectieve maatregelen om verzuim te verminderen.

3. Open gesprekken voeren
Als je weet wat er speelt, kun je sneller ingrijpen. Voer dus open gesprekken met je medewerkers. Gesprekken waarin ruimte is voor eigen inbreng en waarin ze zich veilig voelen om problemen te delen. Daarmee groeit het vertrouwen en de betrokkenheid. Ze voelen zich gehoord en gesteund, en dat kan zorgen voor een lager ziekteverzuim. Kortom: stimuleer open communicatie en bespreek gezondheidsproblemen en stressfactoren voordat het te laat is.

4. Gezonde werkcultuur creëren
Inkoppertje: zorg voor een gezonde cultuur in je organisatie. Dat begint bij het inrichten van ergonomisch verantwoorde werkplekken. Denk ook aan fruit en andere gezonde snacks, een watertap en de mogelijkheid om te bewegen. Las ook regelmatige pauzes in en geef je medewerkers de mogelijkheid om thuis te werken en/of op flexibele tijden te werken.

5. Het sentiment peilen
Als je ergens nieuwsgierig naar bent, vraag het dan gewoon. Klinkt simpel, en dat is het ook! Dat geldt ook voor het sentiment onder je medewerkers. Merk je bijvoorbeeld dat er wat struggles zijn op de werkvloer? Dat mensen minder goed in hun vel zitten? Of dat er onderlinge frustraties zijn? Zet dan een (anoniem) medewerkersonderzoek uit. Op die manier kom je er eenvoudig achter wat er nu écht speelt

6. Werkgeluk inzichtelijk maken
Wist je dat je werkgeluk onder je medewerkers kan toetsen? Op die manier krijg je inzicht in hoe vitaal en betrokken jouw collega’s zijn. Ons advies is om werkgeluk regelmatig te peilen, zodat je op tijd kan ingrijpen als je een opvallende trend ziet. Hoe meet je dat werkgeluk dan? Binnen onze gesprekssoftware zit standaard een gelukswijzer die het werkgeluk toetst op basis van de 4 psychologische basisbehoeften: autonomie, competenties, sociale relaties en rechtvaardigheid.

7. Leidinggevenden trainen
Niet alleen de HR-afdeling is verantwoordelijk voor een hoog ziekteverzuim. Leidinggevenden zijn ook broodnodig, bijvoorbeeld om stress en overspannenheid te signaleren. Zorg er dus voor dat leidinggevenden trainingen krijgen waarin ze leren om goed te luisteren, empathisch te reageren en passende maatregelen te nemen. Je kunt zo’n training natuurlijk afnemen bij een opleidingscentrum óf je eigen e-learning maken via ons digitale leer- en ontwikkelplatform.

8. Loopbaanpaden uitstippelen
Het is altijd fijn om te weten waar je aan toe bent. Dat geldt ook voor je carrière. Als HR-afdeling is het daarom slim om inzicht te geven in loopbaanpaden. Op die manier heeft je collega een doel om naartoe te werken. Met zo’n doel voor ogen, groeit de motivatie en betrokkenheid vaak. En dat kan leiden tot een lager verzuimpercentage.

9. Talenten benutten
Overspannenheid kan komen doordat iemand niet op zijn plek zit. Bijvoorbeeld omdat het werk te veel energie vraagt, geen voldoening geeft of te hoge prestatiedruk met zich meebrengt. Of simpelweg omdat het werk niet aansluit bij zijn of haar talenten. Door middel van onze Talentenscan krijg je inzicht in wat die talenten nu eigenlijk zijn. Vervolgens kun je samen onderzoeken welke functie daarbij past.

10. Coach inschakelen
Ligt langdurig ziekteverzuim op de loer, bijvoorbeeld door mentale issues? Dan kun je natuurlijk altijd professionele hulp inschakelen van een coach. Diegene kan jouw medewerkers ondersteunen bij bijvoorbeeld stressmanagement, loopbaanbegeleiding of persoonlijke problemen.

Ziekteverzuim verlagen? Gebruik ons alles in één HR-platform

Wil jij die ziekteverzuimcijfers weer zien zakken? Zet je medewerkers dan (weer) op #1. Zorg ervoor dat ze werkgeluk ervaren, met passie werken en doen wat ze écht leuk vinden. Onze alles-in-één HR-software helpt je daarbij. Samen met jou gaan we voor meer vitale en betrokken medewerkers.