Verzuim voorspellen met preventiealgoritmen

Ziekteverzuim voorkomen is een van de grootste uitdagingen voor HR-afdelingen. Toch richt veel preventiebeleid zich op de verkeerde interventies, op het verkeerde moment, voor de verkeerde mensen. In dit artikel lees je hoe je met data en preventiealgoritmen wél grip krijgt op werkgerelateerd verzuim, en hoe je van verzuim voorkomen een strategisch onderdeel van je HR-beleid maakt.

Wat doen we juist niet

Laten we beginnen met hoe juist níét. Veel arbodiensten bieden 'preventief' aanbod aan: een frequent-verzuimgesprek of een training voor leidinggevenden om stiekeme verzuimers te herkennen. An sich goede initiatieven, maar wel alsof een spijbelende puber bij de directeur moet komen. Too little, too late. Je wil juist in gesprek tijdens een van de ontelbare keren dat hij of zij ongeïnteresseerd een les volgde. Geen preventie, maar nog steeds 'curatie' dus.

Daarnaast zie je binnen veel organisaties een leger aan speldenprikjes: goedbedoelde initiatieven die zich richten op één klein deel van preventie. De cursus mindfulness, appels in de kantine, de stoelmassage, het fitnessabonnement. Hartstikke zinvolle initiatieven, maar zie ze als tertiaire arbeidsvoorwaarden. Van een echt integrale preventiebenadering is zelden sprake. Je bereikt bovendien vaak de verkeerde mensen: juist de meest betrokken en vitale medewerkers doen mee aan vrijwillige programma's.

De effecten zijn nauwelijks meetbaar. Er zijn talloze redenen waarom mensen verzuimen en een initiatief op één daarvan heeft geen direct aantoonbaar effect. Claims dat verzuim daalt door een fitnessabonnement kunnen direct de prullenbak in. En natuurlijk heeft leefstijl invloed op verzuim op de lange termijn, maar met die leefstijlcoach van nu bespaar je misschien verzuim door diabetes-II over tien of twintig jaar. Nobel, maar geen ROI waar je een directie blij mee maakt.

Preventie écht begrepen

Hoe zorg je ervoor dat verzuim voorkomen wél een strategisch onderdeel wordt? Meetbaar met KPI's, niet op basis van vage theorieën, maar op basis van échte data over je eigen medewerkers?

Hiervoor is het belangrijk verzuim en preventie goed te begrijpen. Een eerste belangrijk onderscheid is dat tussen werkgerelateerd en niet-werkgerelateerd verzuim. Niet-werkgerelateerd verzuim zijn mensen die met griep op bed liggen, een been breken of met spoed een familielid naar het ziekenhuis moeten brengen. Leg de focus in je beleid op werkgerelateerd verzuim: dat is qua kosten circa 50% van het totale verzuim.

Meer weten over hoe je verzuim structureel vermindert binnen je organisatie? Welder biedt daarvoor concrete tools en inzichten.

Eenzijdig of complex werk?

Bij het voorkomen van werkgerelateerd verzuim moet je een belangrijk onderscheid maken in het type werk dat mensen uitvoeren. Voor relatief eenzijdig werk in een stabiele omgeving, denk aan productiewerk, gelden andere regels dan voor complex werk in een dynamische omgeving. Als vuistregel voor 'eenzijdig werk' wordt vaak gehanteerd: kan het werk ook met een flinke kater prima uitgevoerd worden? Voor dit soort werk kunnen eenvoudige als-dan-prikkels prima werken: een verzuimbonus of een extra vrije dag.

Bij complexer werk, en dat is het merendeel van ons werk tegenwoordig, gelden andere regels. Aanwezig zijn wil nog niet zeggen dat mensen ook fit en vitaal hun werk doen. Voor die groep is het zinvol met preventiealgoritmen te kijken naar de energiebalans van medewerkers.

Voorspelbaarheid van werkgerelateerd verzuim

Het mooie is: waar niet-werkgerelateerd verzuim vaak plots gebeurt, heeft werkgerelateerd verzuim vrijwel altijd allerlei indicatoren of voorspellers. Dalingen in de energiebalans. Een verstoord contact met een leidinggevende, onduidelijke doelstellingen en moeizame relaties met collega's zijn voorbeelden hiervan. De grootste verzuimkosten bij werkgerelateerd verzuim zijn namelijk de kosten van psychosociale arbeidsbelasting.

Met preventiealgoritmen kun je als HR-afdeling op basis van data herkennen welke medewerkers deze dalingen ervaren, zodat gericht het gesprek aangeknoopt kan worden. Dat is pas écht ziekteverzuim voorspellen: niet reageren op uitval, maar handelen voordat het zover is.

Indicatoren van verzuim

Er zijn allerlei signalen die voorafgaan aan werkgerelateerd verzuim. Een goede leidinggevende pikt deze op en handelt er snel op. Het is echter risicovol om alleen afhankelijk te zijn van de sociale voelsprieten van een leidinggevende. De ervaring leert dat lang niet iedereen over deze voelsprieten beschikt. Een goede verzameling en analyse van data om mogelijke problemen te signaleren is daarom essentieel.

Gelukkig verzamelen we steeds meer data over de betrokkenheid van medewerkers wanneer bepaalde processen gedigitaliseerd zijn. Denk aan een betrokkenheidsonderzoek, maar ook aan een digitale HR-gesprekscyclus, een inwerkprogramma of een producttraining. Of aan de activiteit op een community platform.

Dergelijke digitale platforms bevatten enorm veel mogelijke indicatoren van verzuim, verloop of productiviteit. Bij deze indicatoren geldt: massa is kassa. Eén slechte beoordeling door een leidinggevende wil niet meteen zeggen dat een medewerker gaat verzuimen. Maar wanneer een medewerker ineens minder betrokken is op het sociaal intranet én aangeeft in een voortgangsgesprek dat het contact met collega's een 5 is én door de leidinggevende wordt aangemerkt als 'plaatsing heroverwegen', is die conclusie al veel sterker onderbouwd.

Variërende correlaties

Elke indicator heeft een bepaalde waarde: de ene indicator heeft waarschijnlijk een sterker effect op betrokkenheid en kans op verzuim dan de andere. Welder werkt daarom met een puntensysteem. Iemand beoordeelt de leidinggevende 3 punten lager dan tijdens de vorige cyclus? -20 punten. Iemand post gemiddeld 50% minder berichten dan gemiddeld in de maanden ervoor? -5 punten. Iemand wordt door een leidinggevende als 'toppotentieel' aangewezen? +20 punten. In totaal kent Welder zo 75 indicatoren van betrokkenheid. Elke maand ontvangt een HR-afdeling een overzicht van deze scores, waarmee acties gericht ingezet kunnen worden.

Uiteraard is het essentieel om elke medewerker goed in te lichten over zijn of haar rechten met dit soort data. Maar wanneer het lukt om ook maar één iemand uit langdurig verzuim te houden, is elke investering hierin vaak al terugverdiend. Financieel voor de organisatie, en zeker ook sociaal: de medewerker zelf wordt een hoop ellende bespaard.

Een preventief beleid hoeft daarmee niet altijd te betekenen dat interventies vrijwillig worden aangeboden aan alle medewerkers. Met de preventiealgoritmen breng je gericht in beeld welke mensen op dit moment geen goede match hebben met hun werk. Veel gerichter kan met hen het gesprek aangegaan worden om dat te verbeteren. Zie ook wat de helft van uitval door ziekte met werk te maken heeft voor meer achtergrond.

Aanvullend onderzoek

Deze preventiealgoritmen dienen zich telkens te bewijzen. In aanvullend onderzoek wordt de correlatie gelegd tussen de resultaten uit het preventiealgoritme enerzijds en daadwerkelijk verzuim, verloop en productiviteit anderzijds.

De impact kan per bedrijf verschillen. Zo is activiteit op het sociaal intranet een goede voorspeller in de ene organisatie, terwijl het bij de andere minder zegt. Data-analisten zoeken continu naar correlaties. Na een aantal jaar voorspel je zo vrij nauwkeurig waar verzuim en verloop gaat plaatsvinden en waar productiviteit lager zal zijn.

Preventiedatabase

Een overzicht van alle punten van alle medewerkers leidt tot een preventiedatabase: een helder overzicht van hoeveel punten elke medewerker vergaart. Sorteren op de hoogste punten geeft inzicht in de meest betrokken, vitale en inzetbare medewerkers. Sorteren op de laagste punten geeft inzicht in medewerkers met een mismatch in werk of functie.

Met deze mensen kan preventief het gesprek gevoerd worden, niet op een verwijtende toon, maar met als doel het achterhalen van de reden achter de mismatch. Past het werk inhoudelijk niet goed? Is het contact met de leidinggevende verstoord? Spelen er zaken privé? Met de database kan gericht het gesprek aangeknoopt worden. Een goed medewerkersonderzoek kan deze signalen versterken en aanvullen.

FAQ: ziekteverzuim voorkomen

Wat is het verschil tussen werkgerelateerd en niet-werkgerelateerd verzuim?

Niet-werkgerelateerd verzuim ontstaat door persoonlijke omstandigheden zoals griep of een ongeluk. Werkgerelateerd verzuim heeft een oorzaak die direct samenhangt met het werk, zoals werkdruk, een verstoorde relatie met een leidinggevende of onduidelijke doelstellingen. Werkgerelateerd verzuim is verantwoordelijk voor circa 50% van de totale verzuimkosten en is het meest zinvolle aandachtsgebied voor preventiebeleid.

Hoe kun je ziekteverzuim voorspellen met data?

Door signalen uit digitale systemen te combineren, zoals betrokkenheid op een intranet, scores uit gesprekscycli en beoordelingen van leidinggevenden, ontstaat een beeld van de energiebalans van een medewerker. Wanneer meerdere indicatoren tegelijk negatief bewegen, is dat een betrouwbare voorspeller van dreigend verzuim. Preventiealgoritmen maken dit proces schaalbaar en inzichtelijk voor de hele organisatie.

Waarom werken losse initiatieven zoals mindfulness of een fitnessabonnement onvoldoende?

Losse initiatieven richten zich op één aspect van preventie en bereiken bovendien vaak de meest betrokken medewerkers, die al minder risico lopen. De effecten zijn nauwelijks meetbaar en het directe verband met lagere verzuimcijfers is zelden aantoonbaar. Een integrale, datagedreven aanpak is nodig om verzuim voorkomen als strategisch HR-thema te positioneren.

Hoe verhoudt een preventiedatabase zich tot privacy van medewerkers?

Het is essentieel medewerkers goed te informeren over welke data verzameld wordt, hoe die gebruikt wordt en welke rechten zij hebben. Transparantie en zorgvuldigheid zijn de basis. Wanneer dit goed geregeld is, levert de database waardevolle inzichten op die zowel de organisatie als de medewerker zelf ten goede komen.

Voor welke organisaties is een preventiealgoritme het meest effectief?

Preventiealgoritmen zijn het meest waardevol in organisaties waar medewerkers complex werk uitvoeren in een dynamische omgeving. Bij eenvoudig, eenzijdig werk kunnen simpelere prikkels voldoende zijn. Hoe meer digitale processen er al zijn, des te meer data beschikbaar is om de algoritmen op te trainen en te verfijnen.

Kortom

Ziekteverzuim voorkomen vraagt om meer dan een vitaliteitsprogramma of een goedbedoeld gesprek achteraf. De belangrijkste inzichten uit dit artikel:

• Een preventiebeleid gericht op losse initiatieven leidt niet tot strategische besluitvorming.
• Leg de focus op werkgerelateerd verzuim: dat is qua kosten circa 50% van het totaal.
• Bij eenzijdig werk kunnen als-dan-prikkels werken. Bij complex werk is tijdige signalering via preventiealgoritmen nodig.
• Werkgerelateerd verzuim kent allerlei indicatoren die via digitale systemen opgepikt kunnen worden.
• Wanneer meerdere indicatoren tegelijk negatief bewegen, ontstaat een betrouwbare indicatie van dreigend verzuim.
• De waarde van indicatoren varieert per organisatie en vraagt om voortdurende analyse.
• Een preventiedatabase maakt gericht gesprekken mogelijk met medewerkers die op dat moment een mismatch ervaren.

Met deze datagedreven aanpak wordt verzuim voorkomen een onderdeel van de strategische besluitvorming binnen je bedrijf, in plaats van een kostpost die je achteraf probeert te beperken.

Plan een demo