10 praktische tips voor een goed functioneringsgesprek

1. Benadruk het positieve

Kritiek leveren kan iedereen. Probeer het positieve in het functioneren te benadrukken. De punten waar je daadwerkelijk verbetering in zou willen zien, komen dan des te beter binnen bij een medewerker.

2. Communiceer verwachtingen

Het is frustrerend zijn wanneer je als medewerker andere verwachtingen van het gesprek hebt dan je leidinggevende. Je had verwacht je salaris te bespreken, maar de leidinggevende wil dit deze keer niet bespreken. Communiceer als leidinggevende vooraf het format en maak vooraf duidelijk wat de medewerker kan verwachten.

3. Bereid het goed voor

Ga niet ter plekke nadenken hoe je over bepaalde aspecten van het functioneren van de medewerker denkt. Bereid het voor en denk vooraf na hoe een medewerker kan reageren op bepaalde zaken.

Het is erg frustrerend zijn wanneer je als medewerker andere verwachtingen van het gesprek hebt dan je leidinggevende.

4. Op een andere plek

Het risico van mensen die dagelijks samenwerken is dat zij enkel actuele zaken bespreken. Die klant die moeilijk doet of die mooie opdracht die gescoord is. Om ervoor te zorgen dat het eens niet alleen over werk gaat, maar juist over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, kan het goed werken om een andere locatie te kiezen voor het gesprek.

5. Geen jury, maar coach

Als leidinggevende ben je er niet om te beoordelen hoe goed/slecht een medewerker het doet, maar het is jouw taak om het functioneren van de medewerker te verbeteren. Bereid je goed voor op deze rol.

6. Luisteren, samenvatten en doorvragen

Vast bekend bij velen, maar gebruikt door sommigen. Veel leidinggevenden zijn zelf het merendeel van een functioneringsgesprek aan het woord. Zorg dat je maximaal 30% van de tijd aan het woord bent en luister, vat samen en vraag door.

7. Geen gesloten vragen

‘Jij vindt toch ook dat dit niet goed gaat?’. Dergelijke vragen hebben zo’n duidelijk ondertoon dat de medewerker eigenlijk niet anders kan dan beamen. Probeer open vragen te stellen, zonder ondertoon.

8. Digitaliseer het

Er zijn mooie manieren om het proces van functioneringsgesprekken te digitaliseren, bijvoorbeeld MyVIP. Ouderwetse formuliertjes of Excel-bestanden zorgen voor administratie-frustraties.

9. Kom periodiek samen

Maak direct duidelijk wanneer het volgende gesprek is. De medewerker weet zo wanneer de gemaakte afspraken geëvalueerd kunnen worden met elkaar.

10. Formuleer zorgvuldig

‘Ik ga bekijken of je in aanmerking komt voor een hoger salaris’. Wat voor verwachtingen schep je met zo’n vage zin? Wees specifiek in de zaken die je bespreekt. Het kan erg frustrerend zijn wanneer een medewerker een afspraak anders interpreteert dan hoe jij het bedoeld had.

Interessante links:

Start nu en draai MyVIP al voor 1.10 pp per maand!