Waar moet je op letten bij het voeren van een goed functioneringsgesprek?

Wanneer je als leidinggevende een functioneringsgesprek voert, zijn er een aantal zaken die aandacht verdienen.

Zorg voor de juiste diepgang

Als leidinggevende wil je het functioneringsgesprek de juiste diepte te geven. Niet alleen over koetjes en kalfjes, maar ook niet van begin tot eind enorm zware kost. Speel met deze balans door gesprekstechnieken te gebruiken. Een bekende techniek is ‘chunken’: het abstractieniveau van het gesprek sturen. Je kunt in drie richtingen doorvragen:

• Upchunken: je vraagt naar een hoger abstractieniveau, het hogere doel
• Lateraal chunken: je blijft op hetzelfde abstractieniveau
• Downchunken: je vraagt naar een lager abstractieniveau, details opzoeken

Voorbeeld:

Een medewerker beschrijft dat hij prettig heeft samen gewerkt met een collega aan een project.

• Doorvragen volgens upchunken: ‘hoe belangrijk vind je prettige collega’s in je werk?’
• Doorvragen volgens lateraal chunken: ‘zijn er nog meer projecten waar je prettig aan gewerkt hebt met collega’s?
• Doorvragen volgens downchunken: ‘wat vond je dan precies prettig in die samenwerking?’

Het kan interessant zijn om leidinggevenden tijdens een workshop of training dergelijke basale gesprekstechnieken bij te brengen.

Een goed functioneringsgesprek kent een juiste diepgang, een juiste balans tussen positieve en negatieve feedback en het vastleggen van werkafspraken.

Houd een balans tussen complimenten en ontwikkelpunten

Niets is gemakkelijker als leidinggevende om een medewerker een flinke dosis kritiek te geven. Houd in gedachte: onderzoek toont aan dat medewerkers het beste presteren bij een verhouding tussen complimenten en ontwikkelpunten van 5.5:1. Dat betekent dat je voor ieder ontwikkelpunt meer dan vijf complimenten moet geven.

Let er tijdens het gesprek op vooral ook deze complimenten te benadrukken. Denk tijdens de voorbereiding van het gesprek goed na over deze complimenten aan de medewerker.

Vastleggen van afspraken

Maak er geen vrijblijvend gesprek van. Niets is frustrerender voor een medewerker dan een aantal cruciale punten eindelijk kunnen bespreken met de leidinggevende, maar waar vervolgens niets mee gedaan wordt.

Maak afspraken, zorg dat ze uiterst SMART zijn en volgens de afspraken op. Koppel later terug wat de status is met betrekking tot de gemaakte afspraken.

Om te voorkomen dat leidinggevende en/of medewerkers op deze zaken letten, kent MyVIP een vast stramien. De tool bewaakt bijvoorbeeld de balans tussen complimenten en ontwikkelpunten en zorgt dat afspraken direct vastgelegd zijn. Zo borg je met één digitaal systeem alle moderne functioneringsgesprekken binnen de organisatie. Meer weten? Bekijk onze werkwijze of vraag een vrijblijvende demo aan!

Interessante links:

• https://www.dreamfactory.nl/dreamfactory/artikelen/gesprekken-sturen-met-chunken
• https://hbr.org/2018/01/negative-feedback-rarely-leads-to-improvement
• https://essay.utwente.nl/67488/1/Kampkuiper_BA_MB.pdf