Hoe organiseer ik een goed proces rond functioneringsgesprekken?


Niet iedere leidinggevende heeft de capaciteiten om uit zichzelf een deugdelijk functioneringsgesprek te voeren met een medewerker. Een leidraad of systematiek opstellen is daarom één van de eerste stappen om het proces rond functioneringsgesprekken uit te werken. Deze systematiek wordt vaak aangeduid als een ‘gesprekscyclus’. Het kan interessant zijn deze systematiek op te stellen in samenwerking met een aantal medewerkers of een opgestelde systematiek vooraf te laten testen door een aantal toekomstige gebruikers.

Deze systematiek kan vastgelegd worden, hardcopy danwel digitaal, en gedeeld worden met alle leidinggevende. Wanneer deze systematiek gekoppeld wordt aan een training voor leidinggevende, bijvoorbeeld om deze leidinggevenden te trainen met basale gesprekstechnieken, zal het proces zo goed mogelijk verlopen.

Een goede leidraad voor functioneringsgesprekken is noodzakelijk, omdat niet iedere leidinggevende de capaciteiten heeft dit goed uit te voeren.

Wanneer een leidraad is opgesteld, is het belangrijk dat ieder functioneringsgesprek goed voorbereid wordt, zowel door leidinggevende als door de medewerker. Het initiatief van het functioneringsgesprek kan in veel gevallen bij de leidinggevende liggen, al zijn er steeds meer voorbeelden van bedrijven die de regie bij de medewerker laten. In dat laatste geval voelen veel medewerkers zich nog bezwaard om een functioneringsgesprek te initiëren.

Tijdens het functioneringsgesprek worden afspraken gemaakt tussen leidinggevende en de medewerker. Ook hiervoor kan een stramien opgesteld worden, zodat leidinggevende en medewerker later goed terug kunnen zien welke afspraken gemaakt zijn. Eventueel worden deze voorbereidingen en/of afspraken inzichtelijk voor derden binnen het bedrijf, bijvoorbeeld een HR-afdeling.

Kortom, de volgende zaken zijn van belang om een proces rond functioneringsgesprekken:

  • Stel een bepaalde systematiek op voor leidinggevenden en medewerker
  • Laat de leidinggevende het gesprek initiëren en voorbereiden
  • Borg dat de medewerker vooraf het gesprek kan voorbereiden
  • Faciliteer dat leidinggevende en medewerkers afspraken maken en vastleggen

Start nu en draai MyVIP al voor 1.10 pp per maand!