Een kalender als basis voor je community plannen
Alle plannen rondom community management komen samen in een community kalender. Blogposts, nieuws, advies, discussies rondom thema’s, bijeenkomsten in allerlei vormen, competities, opdrachten, interviews, filmpjes en dergelijke: er kan van alles ingezet worden om een community actief te betrekken. Zoiets laat je het liefste niet aan het toeval over. Daarom lees je hieronder zes tips die je helpen bij het inrichten van jouw kalender.
1. Geplande content. Doen!
Door content te plannen, help je om de content te spreiden over de komende maanden. Zo kun je drukke pieken vermijden in de organisatie, inspelen op belangrijke trends of juist gebruikmaken van dalmomenten. Maar ook de seizoenen of bijzondere feestdagen kunnen een prima inhaker zijn om jouw medewerkers in beweging te brengen. Wat gebeurt er in jullie organisatie tijdens komkommertijd? Wat gebeurt er in jullie organisatie tijdens komkommertijd? En welke goede voornemens heeft jouw team voor het nieuwe jaar? Denk daarbij ook verder dan de bekende (feest)dagen zoals Valentijn, Kerst en Koningsdag en haak met je geplande content in op Ramadan, Black Friday of de Midzomernacht.
2. Bepalen van je onderwerpen
Elke organisatie heeft een paar sleutelfiguren die een groot bereik hebben binnen de organisatie. Denk aan die HR-collega, kwaliteitsmanager of IT’er die belangrijke boodschappen delen voor de hele organisatie. Of de communicatie- of marketingafdeling! Dit zijn je interne journalisten, je ambassadeurs. Als deze ambassadeurs weten op welke onderwerpen van hen een bijdrage wordt verwacht, geeft dat niet alleen richting maar zorgt ook voor een basis aan content op jouw platform. Bepaal je sleutelfiguren en geef hen een duidelijke instructie. Zo kan de communicatiemedewerker maandelijks een collega in "the spotlight" zetten met een kort interviewtje. De HR-medewerker kan tips geven over persoonlijke ontwikkeling vlak voordat de functioneringsgesprekken plaatsvinden.
Laat jouw community kalender aansluiten op de geplande content van bijvoorbeeld de communicatieafdeling of het social media team. Want verhalen die extern verteld worden, zijn altijd te vertalen naar de interne doelgroep, jouw community. Is er een marketingactie in de winkel? Dan hoort daar een interne instructie bij aan het winkelpersoneel, of de kans om er een interne wedstrijd van te maken om de sales te stimuleren. Post de marketingafdeling een bericht op LinkedIn over die nieuwe klant of dat succesvolle project? Deel dat succes dan ook zeker met de rest van je collega's!
3. Actuele content. Niet vergeten!
Naast de planbare content zijn er ook altijd onderwerpen die actueel zijn en die je niet kunt voorbereiden. Als community manager is daar vooral je rol als moderator belangrijk. Wat lees ik tussen de regels door op de tijdlijn? Welke vragen vanuit de organisatie worden er veel gesteld? Zit daar een gat aan informatie waarin we de interne community moeten voorzien? Zo verbind je actuele content met planbare content.
4. Houd je doel voor ogen
Het klinkt misschien als een inkoppertje, maar het is oh zo belangrijk: houd ten alle tijden je doel voor ogen. Wat wil je voornamelijk bereiken met het sociaal intranet. Het gaat niet alleen om gekke interviews, aankondigen van jubilarissen of stoere verhalen. Wees slim in wat je de rest van je interne community mee wilt geven. Laat jij Kees aan het woord die al 25 jaar in dienst is bij jouw organisatie? Laat Kees dan vertellen over zijn interne loopbaan, waar hij is begonnen en waar hij nu staat. Zo geef je medewerkers mee wat de doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden zijn binnen de organisatie. Dus zet niet alleen de datum van Kees zijn jubileum in de eventkalender. Stuur Kees een paar concrete vragen die hij zelf makkelijk kan beantwoorden. Schrijf er zelf een lekker leesbaar artikel van en post het op je platform.
Je kunt het natuurlijk wel makkelijk maken voor medewerkers om content aan te leveren. Niet iedereen schudt immers even een stuk tekst of blog uit z’n mouw. Door te werken met rubrieken en stramienen, het stellen van concrete vragen, help je jouw "ambassadeurs" om interessante content op te leveren die leuk is voor andere leden om te lezen.
5. Structureel overleg
Het bedenken van je community kalender hoef je als community manager dus niet in je eentje te doen. Zet daarvoor je ambassadeurs in. Betrek ze bij een structureel overleg dat bijvoorbeeld elk kwartaal plaatsvindt. Bespreek welke geluiden en verhalen zij in de organisatie hebben opgepikt. Moeten we die onderwerpen adresseren of wil je er een positieve twist aan geven? Draagt het bij aan de organisatiedoelen van dit jaar of onze kernwaarden? Welke acties hebben het tot nu toe goed gedaan? Wat zegt de data over de activiteit van de medewerkers?
Samen bespreek je welke onderwerpen uiteindelijk op de kalender moeten komen en in welke creatieve vorm. Dat kan bestaan uit simpele, redactionele aandacht of een geheel offline event, zoals een sportdag of vitaliteitsdag. Dat vraagt echter wel meer organisatie en uitvoering dan het afnemen van een interview met de medewerker van de maand. Vergeet daarom niet om taken te verdelen voordat de ambassadeurs weer aan het werk gaan met hun dagelijkse werkzaamheden.
6. Content om te activeren
Een community kalender is bedoeld om jouw interne doelgroep te activeren om deel te nemen aan de community. Dus in beweging te brengen door elkaar te informeren, te binden en te boeien. En daarvoor is een goed gevulde kalender nodig met rake content. MyCompany van WELDER is specifiek ingericht om een community te activeren. Daarvoor kun je zogenaamde community acties inzetten. Deze hebben allen het karakter dat ze medewerkers oproepen iets te delen. Dat kan soms iets heel triviaals zijn van een foto van de werkplek tot het actief meedenken over een nieuwe naam voor een product. Welke community acties het beste passen op dat moment hangt af van de fase waarin de community zich bevindt en welke doelen opgesteld zijn.