Interne communicatie

Even lekker bij de koffieautomaat met collega’s doorpraten over de laatste nieuwtjes op intranet. Een veilige manier om stoom af te blazen en ideeën met elkaar uit te wisselen. Nu we door toedoen van de coronacrisis vaker thuiswerken dan ooit, zijn we op zoek naar een digitaal alternatief voor deze informele manier van fysiek communiceren. De software van WELDER is speciaal ontwikkeld om dit alternatief te bieden en voorziet daarmee in een belangrijke en actuele behoefte.

Met interne communicatie bedoelen we alle vormen van communicatie binnen een organisatie. Hieronder valt het ontvangen, doorgeven en beschikbaar maken van informatie voor en door medewerkers.

Interne communicatie is een hulpmiddel om medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie. Wanneer je de interne communicatie als werkgever goed faciliteert, draagt dat bij aan de betrokkenheid en verbondenheid van het personeel met jouw bedrijf of instelling. En laat dat nou de missie van WELDER zijn. Wij proberen deze missie te bereiken met behulp van slimme, gebruiksvriendelijke en integrale digitale oplossingen voor interne (bedrijfs)communicatie.

Goede interne communicatie

Wat is nu eigenlijk goede interne communicatie? Over deze vraag zijn boekenkasten vol met mogelijke antwoorden geschreven. Maar je hoeft geen communicatiewetenschapper te zijn om vast te stellen dat goede communicatie altijd tweerichtingsverkeer tussen een boodschapper en eenontvanger veronderstelt. De twee actoren die met elkaar communiceren spelen wisselend de rol van boodschapper en ontvanger en reageren op elkaar. Ze hebben dus invloed op elkaars boodschap en de manier waarop ze die ontvangen, interpreteren, begrijpen en omzetten in acties. Goede interactieve bedrijfscommunicatie is daarom in de eerste plaats interactief.

Interne bedrijfscommunicatie ontstaat daar waar je de medewerkers uitnodigt en faciliteert om te reageren op de informatie die je met ze deelt. Je kunt social media inzetten om het delen van informatie, kennis of ervaringen tussen collega’s te faciliteren. MyCompany, een digitale applicatie van WELDER, faciliteert interactieve kennisdeling en andere vormen van informatie-uitwisseling en sociaal contact tussen collega’s met een ‘all-in-one’ oplossing. Dit betekent dat jouw medewerkers maar één app voor al hun onderlinge contacten nodig hebben, en niet langer de verschillende soorten apps waarmee zij nu zowel privé als zakelijk communiceren. De oplossing van WELDER helpt jouw personeel dus ook om privé en zakelijk beter gescheiden te houden.

Interne communicatie social media

We richten onze externe bedrijfscommunicatie met behulp van social media steeds interactiever in. Maar doen we dat ook met onze interne bedrijfscommunicatie? Zo niet, wat houdt je tegen? Begin maar eens in het klein met het aanmaken van WhatsApp-groepen per team of afdeling. Je zult zien hoe gemakkelijk en snel collega’s dan hun vragen en suggesties met elkaar gaan delen, met dank aan de laagdrempeligheid van deze app. Het is niet zo’n grote stap van interne WhatsApp-groepen naar een sociaal intranet waarop collega’s via diverse apps berichten, foto’s, video’s en andere content met elkaar kunnen delen. Bijvoorbeeld in reactie op de formele nieuwsberichten van de directie, het managementteam, een stafafdeling of de ondernemingsraad. Het principe is hetzelfde: faciliteer je medewerkers om hun informatie, kennis, ideeën en (werk)ervaringen met elkaar te delen. Die interne communicatie hoeft niet alleen over het werk te gaan, maar kan ook hobby’s, vakanties of goede doelen betreffen.

Interne communicatietools

Intranet, social media, e-mails of nieuwsbrieven: het zijn interne communicatietools waarvan de effectiviteit afhangt van de doelgerichtheid en onderlinge samenhang waarmee ze worden ingezet. Denk bij doelgerichtheid aan o.a. de timing en afstemming van de informatie op de doelgroep. Een uitgebreide nieuwsbrief van de directie over een nog niet eerder aangekondigde reorganisatie zal waarschijnlijk meer vragen oproepen dan beantwoorden.

Omdat de medewerkers nog niet via hun eigen leidinggevende over het nut en de noodzaak van de reorganisatie zijn ingelicht. Er gaat dan iets mis met de timing. Daarnaast zal het taalgebruik van nieuwsberichten rekening moeten houden met het werk- en denkniveau op de werkvloer. Niet alleen het kantoorpersoneel, maar ook de productiemedewerkers en schoonmakers moeten de essentie van de berichten kunnen begrijpen. Om iedereen mee te nemen in de beoogde ontwikkeling van de organisatie is alleen tekst niet voldoende. Beelden zeggen soms meer dan duizend woorden. Een audiovisueel interview met de directeur of een animatie van de gedroomde organisatie is daarom meestal effectiever dan alleen tekstuele nieuwsberichten met hier en daar een afbeelding.

Interne communicatiemiddelen

Samen met de timing raakt de onderlinge samenhang van de in te zetten communicatiemiddelen het hart van de communicatiestrategie van jouw organisatie. Hoe zit het met jouw communicatiestrategie? Kenmerk van organisaties met een interne communicatiestrategie is dat ze een communicatieplan hebben waarin staat wanneer welke communicatiemiddelen worden ingezet om medewerkers bij belangrijke ontwikkelingen en mijlpalen te betrekken.

Welke interne communicatiemiddelen gebruikt jouw organisatie eigenlijk en hoe ervaren jouw medewerkers de inzet hiervan? Inventariseer je bestaande tools voor interne communicatie en ga samen met je communicatiespecialisten en collega’s na wat de sterke en zwakke kanten van elke tool binnen je interne communicatiestrategie zijn. Beantwoord hierbij de volgende vragen:

• welke communicatiemiddelen worden relatief vaak gebruikt, en welke niet of nauwelijks?
• waarom worden bepaalde communicatiemiddelen vaker gebruikt dan andere?
• welke communicatiemiddelen zijn het meest populair onder het personeel?
• welke communicatiemiddelen zijn het meest arbeidsintensief of op een andere manier kostbaar in het gebruik?
• welke communicatiemiddelen zijn het meest geschikt om informatie en nieuws periodiek te herzien?
• welke communicatiemiddelen bieden mogelijkheden voor interactie met het personeel en welke niet?

Digitale interne communicatie

Door het gebruik van afzonderlijke digitale applicaties voor verschillende berichten kan interne bedrijfscommunicatie al snel onoverzichtelijk worden. Intranet, nieuwsbrieven, e-mail en WhatsApp creëren hun eigen communicatiestroom. Medewerkers zijn lang niet altijd in de gelegenheid om die communicatiestromen bij te houden. Het regelmatig checken van alle inboxen van de berichtenapps op social media vraagt vaak al meer tijd dan menig collega lief is.

Wil je je digitale interne bedrijfscommunicatie overzichtelijk en daarmee toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor je medewerkers houden? Probeer die communicatie dan zoveel mogelijk op één centrale digitale ontmoetingsplek bij elkaar te houden. Je creëert dan de digitale variant van de fysieke koffiecorner.

Interne communicatie app

MyCompany van WELDER is een interne communicatie app die als digitale koffieautomaat fungeert. Deze tool faciliteert een laagdrempelig sociaal intranet dat medewerkers activeert om te reageren op formele informatie vanuit het management én met elkaar te communiceren over zo ongeveer alles wat hen zakelijk en privé bezighoudt. De medewerker downloadt de app uit de appstore van Android (Play Store) of Apple (iOS), laat zich registreren, logt in en kan direct bij het ‘all-in-one’ communicatieplatform van zijn organisatie. Uiteraard is MyCompany als de nieuwe intranetomgeving van het bedrijf ook via de browser van jouw computer bereikbaar.

MyCompany faciliteert een groot aantal toepassingen van sociaal intranet, zoals:

• nieuwsbrieven
• polls
• foto-acties
• ideeënbus
• benefit & loyalty (personeelsshop met waardebonnen)
• marktplaats
• informeel berichtenverkeer
• activiteitenkalender
• inschrijven voor evenementen
• prijsvragen.

Met MyCompany betrek je je medewerkers optimaal en (inter)actief bij de ontwikkeling van je organisatie, geef je ze een podium waarop ze zich intern kunnen profileren en een platform waarop ze met elkaar een community kunnen bouwen. Ook voorkom je met deze tool de versnippering van interne communicatiestromen.

Hoe kun je de interne communicatie verbeteren?

De betrokkenheid van medewerkers neemt toe wanneer zij kunnen reageren op informatie over nieuwe ontwikkelingen. Ook moet die informatie actueel en toegankelijk zijn. Met een digitaal platform voor alle interne bedrijfscommunicatie zoals MyCompany stimuleer je de interactie tussen management en medewerkers, tussen collega’s onderling en voorkom je versnippering van communicatiestromen.

Wat is het belang van interne communicatie?

Met een goede interne communicatie betrek je je medewerkers beter bij de ontwikkeling van je organisatie, waardoor het draagvlak voor verandering en vernieuwing toeneemt. Ook bied een digitaal intern communicatieplatform jouw medewerkers de mogelijkheid om zich intern te profileren en onderling een community te vormen. Hierdoor ontstaat er op de werkvloer een hechte gemeenschap.

Wat is het doel van interne communicatie?

Het doel van interne communicatie is een optimale betrokkenheid van medewerkers bij alles wat er in de organisatie reilt en zeilt. Je informeert je personeel niet alleen om die op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen, maar ook om ze bij die ontwikkelingen te betrekken. Je wilt dus iets van ze; bijvoorbeeld een nieuwe manier van werken of een ander gebruik van hulpmiddelen op het werk. Uiteindelijk probeer je met communicatie gedrag te beïnvloeden. De oplossingen van WELDER zoals MyCompany zijn met dat doel voor ogen ontwikkeld.

Welke functie heeft interne communicatie?

Interne communicatie is in de eerste plaats een hulpmiddel om medewerkers te informeren en betrekken bij nieuwe ontwikkelingen. Ook kun je interne communicatie gebruiken om medewerkers een podium voor profilering te bieden of om ze onderling meer verbinding te laten maken (sociaal intranet). Met een digitale oplossing voor interne communicatie zoals MyCompany investeer je als werkgever in sociaal kapitaal en bind je je werknemers langer aan jouw organisatie. In deze tijd van grote arbeidskrapte maak je hiermee een belangrijk verschil met concurrerende werkgevers.