Voorkom deze 5 valkuilen voor een sociaal intranet
september 2021
Bij de implementatie van een sociaal intranet kun je nogal eens in een paar valkuilen stappen. Voorkom de volgende vijf bekende valkuilen:
1. Censuur toepassen
In veel gevallen kan er, vaak onbedoeld, censuur ontstaan op een sociaal intranet. In Nederland kennen we toch geen censuur? Dit kan heel subtiel voorkomen. Een organisatie stelt bijvoorbeeld een medewerker aan die informatie gaat ophalen bij medewerkers om dit te delen via het sociaal intranet. Dat is niet zoals het bedoeld is; medewerkers willen het échte verhaal van die medewerker. Dan maar wat minder gelikt geformuleerd of met een paar spelfouten erbij. Een meer negatieve vorm zien we ook terug: berichten worden door collega’s afgekeurd. Bijvoorbeeld met een ‘volgens mij is dit platform hier niet voor bedoeld’. De medewerker van het oorspronkelijke bericht zie je nooit meer terug. Geef medewerkers de volledige vrijheid in het delen van informatie. Als hij of zij het zinvol vond om te delen, was het ook zinvol.
Een sociaal intranet kent geen censuur; iedereen mag delen wat hij of zij belangrijk vindt.
2. Zelf gaan bouwen
‘Ach zo’n intern communicatiesysteempje laten we zelf wel even bouwen’. Een gedachte die regelmatig gehoord wordt. Een intern communicatiesysteem kan een complex geheel worden. Na de implementatie is de bak aan ideeën voor de verdere ontwikkeling al snel helemaal gevuld. Met alle implementatie- en IT-kosten van dien. Kies voor een juiste partner en neem een licentie af.
Zo’n partner kunnen wij, WELDER, voor jou zijn. Met de interne communicatie app MyCompany betrek je alle medewerkers bij de organisatie, komen zij gemakkelijker met elkaar in contact en zijn community acties erop gericht medewerkers te stimuleren meer met elkaar te delen. Het IT-systeem wordt meerdere keren per maand geüpdatet met alle goede ideeën van gebruikers. Kortom, een betrouwbaar platform waarbij alle technische aspecten uit handen worden genomen!
3. Alleen zakelijk houden
De belangrijkste reden voor veel medewerkers om een sociaal intranet te bezoeken zijn de leuke updates van collega’s. Zien wat er speelt bij mensen die in hetzelfde schuitje zitten als jij. Ben je daarvan bewust. Een sociaal intranet waar alleen taaie zakelijke stof gedeeld wordt, is minder succesvol. De juiste balans tussen zakelijke informatie en leuke / grappige informatie is daarom essentieel. Voldoende ruimte voor een goede grap op z’n tijd dus!
4. Een dominant hoofdkantoor
De medewerkers van een hoofdkantoor zijn vaak het dichtst betrokken bij de organisatie. Niet zo gek, zij zitten immers het dichtst bij de plek waar de strategische beslissingen voor de organisatie genomen worden. Een monteur of productiemedewerker staat daar wat vaker van af. Het is bij de implementatie van een sociaal intranet niet zo moeilijk om hoofdkantoor-medewerkers te betrekken. Een groot risico is juist dat deze medewerker dermate actief op het sociaal intranet worden, dat andere medewerkers zich niet langer kunnen identificeren en afhaken.
5. Doorgaan met oude communicatie
In ieder bedrijf is er wel zo’n overactieve medewerkers die voorheen netjes ieder kwartaal een nieuwsbrief schreef. Of een directeur die iedere twee weken een mail stuurt naar alle medewerkers. En ach, als zij dat prettig vinden, gaan ze daar toch gewoon mee door? Een grote valkuil bij de implementatie van het sociaal intranet is niet doorknippen van oude communicatielijntjes. Als de directeur per mail blijft communiceren, waarom zouden medewerkers dan het sociaal intranet bezoeken?
Kortom, een sociaal intranet ontwikkelen is zo eenvoudig nog niet. Gelukkig heb je met MyCompany één tool waarmee je alle medewerkers bij de organisatie betrekt, zij gemakkelijker met elkaar in contact kunnen komen en community acties medewerkers stimuleren meer met elkaar te delen. Daarnaast kun je met MyCompany belangrijke documenten in een handomdraai vinden en ben je nooit eindeloos naar waardevolle informatie op zoek.