Functioneringsgesprekken: het is een term die we allemaal wel eens hebben gehoord op de werkvloer. Maar wat houdt het eigenlijk in? En nog belangrijker, hoe voer je een waardevol en constructief functioneringsgesprek? Hoewel je vast weet hoe de basics werken van het voeren van een functioneringsgesprek, geven we je met dit artikel de handvatten om een expert te worden.
Laten we voor de volledigheid even beginnen bij het begin. Want, wat is nu precies een functioneringsgesprek? Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende dat meestal periodiek plaatsvindt, bijvoorbeeld halfjaarlijks. Het hoofddoel van een functioneringsgesprek is om de prestaties en het functioneren van de medewerker te bespreken en te evalueren binnen de context van de organisatie. Tijdens het gesprek worden vaak zaken behandeld zoals behaalde doelstellingen, sterke punten, ontwikkelingsmogelijkheden en eventuele knelpunten of uitdagingen.
Tijdens een functioneringsgesprek gaat het dus niet om incidenten of eenmalige goede of slechte prestaties, zoals 'gisteren was je te laat', maar juist om de structurele aspecten van het functioneren. Het gaat om zaken zoals regelmatig te laat komen, de algehele werkprestatie, de samenwerking met collega's, het gedrag van de werknemer en meer. Het doel is om samen tot een waardeoordeel te komen over verschillende aspecten van het functioneren en om afspraken te maken om dit functioneren te verbeteren. En daar zit nu meteen het verschil met een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek gaat het alleen om de prestaties van de medewerker. Een functioneringsgesprek voer je samen, het is een dialoog die de kant van zowel de medewerker als die van de leidinggevende belicht.
Het functioneringsgesprek biedt dan ook een gelegenheid voor open communicatie tussen de medewerker en de leidinggevende. Het stelt beide partijen in staat om verwachtingen uit te spreken, feedback te geven en ontvangen en samen doelen voor de toekomst te bepalen. Het kan ook dienen als basis voor het opstellen van een ontwikkelingsplan of het identificeren van opleidingsbehoeften. De precieze invulling van functioneringsgesprekken kan verschillen tussen organisaties, maar over het algemeen zijn ze bedoeld om de professionele groei en effectiviteit van medewerkers te bevorderen.
Het functioneringsgesprek biedt gelegenheid voor open communicatie tussen de medewerker en de leidinggevende.
Hiervoor kwam al aan bod dat het functioneringsgesprek belangrijk is om de prestaties en het functioneren van de medewerker te bespreken en te evalueren. Functioneringsgesprekken zijn echter niet alleen belangrijk voor de medewerker, maar ook voor de leidinggevende. Een functioneringsgesprek heeft daarom altijd meerdere doelen, die bijdragen aan de ontwikkeling van de medewerker, het team en de organisatie. We noemen er hieronder een aantal, die van belang zijn om in je achterhoofd te houden bij het opzetten en onderhouden van een goed functionerende gesprekscyclus tussen medewerkers en leidinggevenden.
In de eerste plaats is een functioneringsgesprek bedoeld om het functioneren en de prestaties van een medewerker gedurende een bepaalde periode te evalueren. Dit omvat het bespreken van behaalde doelstellingen, het identificeren van sterke punten en het aanpakken van gebieden waar verbetering mogelijk is. Over het algemeen biedt de prestatiebeoordeling in een functioneringsgesprek een gestructureerde en formele gelegenheid om de professionele groei en bijdrage van een medewerker aan de organisatiedoelen te bespreken.
Een belangrijk onderdeel van een functioneringsgesprek is het geven en ontvangen van feedback. Enerzijds biedt het gesprek voor de leidinggevende aanknopingspunten om constructieve feedback aan de medewerker te geven over diens prestaties. Anderzijds biedt het de medewerker de gelegenheid om feedback te geven over diens ervaringen, behoeften en verwachtingen. Zo ontstaat er een open communicatielijn tussen medewerker en leidinggevende, die van cruciaal belang is voor het verbeteren van de algehele prestaties en het bevorderen van een positieve werkomgeving.
Door openlijk te praten over sterke en zwakke punten, kunnen werknemers groeien en zich ontwikkelen. Aan de hand hiervan kun je een ontwikkelplan opstellen om professionele vaardigheden en competenties verder te ontwikkelen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een training, opleiding of coaching. Met een ontwikkelplan bied je een gestructureerde aanpak voor de groei en ontwikkeling van medewerkers binnen de organisatie. Door gericht te werken aan verbetering en ontwikkeling, kan een medewerker zijn of haar professionele capaciteiten vergroten. Dat komt niet alleen de individuele prestaties ten goede, maar draagt ook bij aan het succes van de organisatie als geheel.
Een functioneringsgesprek is de uitgelezen mogelijkheid om doelen en verwachtingen te bespreken. Definieer daarom heldere en meetbare doelen die de medewerker in de komende periode moet bereiken. Het definiëren van duidelijke doelstellingen helpt om inspanningen, prestaties en verwachtingen op een juiste manier te kaderen en zorgt zo voor een heldere richting voor de medewerker. Zorg dat je deze doelen goed vastlegt, bijvoorbeeld in je gespreksplatform.
Voor de betrokkenheid en tevredenheid van je medewerkers, is het van belang om een helder loopbaanpad te kunnen aanbieden. Bespreek tijdens het functioneringsgesprek zaken als carrièredoelen en ambities van de medewerker én hoe deze passen binnen de organisatiedoelen. Dit bevordert een cultuur van continue groei en ontwikkeling binnen de organisatie en is een belangrijke preventiefactor van verloop.
Een van de kerndoelen die nog wel eens over het hoofd wordt gezien bij functioneringsgesprekken, is het vergroten van de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Gemotiveerde en betrokken medewerkers hebben immers vaak een hogere arbeidstevredenheid en zijn productiever, wat je bedrijfsvoering ten goede komt. Het is daarom van essentieel belang dat je achterhaalt wat jouw medewerkers drijft (of wegdrijft!). Het erkennen van prestaties en bijdragen is een eerste stap in de goede richting om de motivatie van medewerkers vergroten. Daarnaast biedt het gesprek de gelegenheid om eventuele zorgen of ontevredenheid te bespreken en manieren te vinden om de betrokkenheid te verbeteren.
Tot slot draagt een goed functioneringsgesprek bij aan een sterke, professionele relatie tussen de medewerker en de leidinggevende. Het functioneringsgesprek biedt een platform om de arbeidsrelatie tussen de medewerker en de leidinggevende te bespreken en eventuele onderliggende problemen aan te pakken. Maar ook om een positieve, ondersteunende werkomgeving te creëren waarin goed samengewerkt kan worden.
Een goed functioneringsgesprek is van cruciaal belang voor het verbeteren van de algehele prestaties en het bevorderen van een positieve werkomgeving.
Er is geen strikte regel voor de frequentie van functioneringsgesprekken, omdat dit sterk afhangt van de cultuur en praktijk van een specifieke organisatie. Vroeger was één keer per jaar de norm bij bedrijven. Medewerkers hadden erg lange dienstverbanden, de inhoud van het werk veranderde sporadisch en de omgeving van de organisatie was redelijk stabiel. De huidige werkomgeving is echter flink veranderd ten opzichte van vroeger. De inhoud van het werk is dynamischer dan ooit en organisaties werken in een turbulente omgeving waar veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen. Daarnaast worden medewerkers niet langer opgeleid om één vak het gehele werkende leven uit te voeren, maar groeien jonge mensen op met de belofte alles te kunnen worden wat zij willen. Jonge medewerkers hebben daarom vaker behoefte aan een functioneringsgesprek dan oudere medewerkers.
Met al deze veranderingen en onderlinge verschillen, is het van belang dat de frequentie van de functioneringsgesprekken past bij de behoeften van zowel de organisatie als de medewerkers. Houd dus niet vast aan een bepaalde norm, maar kijk naar wat jouw organisatie en jouw mensen nodig hebben. Zorg dat er regelmatige, gestructureerde communicatie plaatsvindt tussen leidinggevenden en medewerkers om prestaties te bespreken, doelen af te stemmen en ontwikkelingsmogelijkheden te identificeren.
Door een dynamische en turbulente omgeving hebben jongeren vaker behoefte aan een functioneringsgesprek dan oudere medewerkers.
Niet één functioneringsgesprek is hetzelfde, maar het hebben van een vaste structuur zorgt ervoor dat je geen bespreekpunten vergeet en dat bij alle medewerkers dezelfde onderwerpen aan bod komen. Een goed functioneringsgesprek voer je daarom op basis van een aantal vaste gespreksonderwerpen. Zorg dat je de volgende onderwerpen in ieder geval opneemt in je gesprekscyclus:
Hoe goed zit de medewerker in zijn vel? Met hoeveel energie rijdt de medewerker elke dag naar zijn of haar werk? Hoe is het contact met collega’s? In hoeverre voelt de medewerker zich verbonden met de doelstellingen van de organisatie? En hoe is de werk-privé balans van de medewerker? Al dit soort vragen dienen aan bod te komen in een functioneringsgesprek om te kunnen achterhalen hoe gelukkig een medewerker is in zijn of haar werk. Gelukkige medewerkers presteren immers beter en blijven over het algemeen langer bij één werkgever. Door gerichte vragen te stellen, verkrijgt de leidinggevende daarnaast inzicht in hoe hij de medewerker kan ondersteunen.
Competenties zijn de vaardigheden, kennis en eigenschappen die nodig zijn om een specifieke functie effectief uit te voeren. Het bespreken van competenties tijdens een functioneringsgesprek is daarom enorm belangrijk voor het beoordelen van de prestaties en de ontwikkelingsmogelijkheden van een medewerker. Daarbij kan de medewerker worden beoordeeld op bepaalde vaktechnische competenties en/of gedragscompetenties. Een interessante aanpak is om de leidinggevende de medewerker te laten beoordelen op dezelfde competenties als waarop de medewerker zichzelf beoordeelt en vice versa. De verschillen in inzicht zorgen voor goede gesprekken!
Wat zijn de dromen van de medewerker? Waar staat de medewerker over 3 jaar? Wat zou de medewerker het komende jaar graag doen? Het zijn vragen die aan bod komen bij het bespreken van de ambities van een medewerker. Tijdens het gesprek bespreekt de leidinggevende hoe de medewerker deze doelen zou willen en kunnen bereiken en hoe de leidinggevende de medewerker kan helpen in het bereiken van deze doelen. Het bespreken van ambities draagt bij aan een positieve en constructieve dialoog tussen leidinggevenden en medewerkers, gericht op groei, ontwikkeling en wederzijdse tevredenheid.
Over alle onderwerpen waarover je in een functioneringsgesprek met elkaar spreekt, maak je afspraken. Zo zorg je dat wederzijdse verwachtingen, doelen en ontwikkelingsplannen voor beide partijen duidelijk zijn. Koppel je doelen aan bepaalde afspraken? Zorg dan dat deze op SMART-wijze zijn geformuleerd. Dat wil zeggen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zo zijn je doelen duidelijk en concreet en kan er gericht aan gewerkt worden!
Daarnaast is het van belang dat je een goed proces rondom het functioneringsgesprek organiseert. Niet elke leidinggevende is van nature een expert in het voeren van deze gesprekken. Daarom is het belangrijk om een leidraad of systematiek op te stellen, vaak aangeduid als een 'gesprekscyclus'. Het kan interessant zijn deze systematiek op te stellen in samenwerking met een aantal medewerkers of een opgestelde systematiek vooraf te laten testen door een aantal toekomstige gebruikers. Zo creëer je draagvlak en kun je de gesprekken naar de wensen en behoeften van je organisatie inrichten. Tegenwoordig kun je eenvoudig een moderne, digitale gesprekscyclus inrichten, waarbij je alle belangrijke structuren in één platform borgt. Zorg er daarnaast voor dat zowel de leidinggevende als de medewerker het gesprek goed voorbereidt. Een goede voorbereiding is immers het halve werk!
Neem contact op met een van onze specialisten voor meer informatie.
Het stellen van de juiste vragen tijdens een functioneringsgesprek is cruciaal om waardevolle inzichten te verkrijgen in het functioneren van medewerkers. Stel daarom bij voorkeur open vragen, dus vragen die beginnen met ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’, ‘waarom’ of ‘hoe’. Met een open vraag moedig je de ander aan om meer te vertellen en creëer je een dialoog. Daarnaast is het belangrijk om door te vragen. Misschien ken je het ezelsbruggetje LSD wel, dat staat voor: "Luisteren, samenvatten en doorvragen". Dat klinkt als een open deur, maar wordt in veel gesprekken weinig tot niet gedaan. En dat is zonde, want door goed te luisteren hoor je zaken waar je naar kunt doorvragen. Door een gesprek tussentijds samen te vatten zorg je bovendien dat je elkaar goed begrepen hebt en voorkom je miscommunicatie. Naast deze basistechnieken, hebben we nog een aantal tips voor je.
Medewerker tijdens een gesprek: "Over het algemeen heb ik het hier nog steeds naar mijn zin bij het bedrijf. Ik heb het gevoel dat ik de afgelopen tijd veel heb geleerd en ik ben blij met de kansen die ik heb gekregen om aan interessante projecten te werken. Het team is geweldig en dat vind ik ook gewoon belangrijk.''
Op het eerste gezicht zou je een dergelijk antwoord misschien met open armen ontvangen en misschien al overgaan naar een ander topic. Maar ook in een ogenschijnlijk afgedicht antwoord zitten nog aanknopingspunten verscholen om over door te praten! Dit antwoord geeft bijvoorbeeld aan dat de medewerker "over het algemeen" tevreden is over zijn huidige situatie in het bedrijf, maar laat tegelijk ruimte voor verdere discussie over eventuele specifieke zorgen of wensen die hij zou kunnen hebben. Het opent de deur naar een diepgaander gesprek over de ervaringen van de medewerker. Daarnaast geeft de medewerker aan dat hij het team geweldig vindt, maar wordt niet duidelijk waar dat vandaan komt of hoe de medewerker zijn eigen functie binnen het team ervaart. Het is hier zaak om goed door te vragen, zodat alle aspecten van het functioneren, de wensen en de behoeften van de medewerker besproken worden.
Creëer een dialoog door het stellen van open vragen, luister aandachtig en vraag door.
Aan het einde van een gesprek hebben de medewerker en de leidinggevende gesproken over elkaars ervaringen, bevindingen en ontwikkelpunten. Nu is het zaak om deze niet punten alleen uit te spreken naar elkaar, maar er ook echt iets mee te doen. Je wilt immers dat medewerkers gemotiveerd aan de slag gaan met de feedback die ze hebben ontvangen! We geven je vijf praktische tips mee, die je in je achterhoofd kunt houden bij het afronden van een functioneringsgesprek.