In een dynamische en steeds veranderende werkomgeving is effectieve communicatie tussen medewerkers en leidinggevenden essentieel voor het succes van een organisatie. Gesprekken zijn de bouwstenen van deze communicatie en vormen de basis voor een gezonde, productieve en betrokken werkomgeving. Van het welkom heten van nieuwe talenten tot het begeleiden van medewerkers naar nieuwe kansen en het zorgvuldig afronden van dienstverbanden: elk gesprek draagt bij aan een optimale employee journey.
Psychologische basisbehoeften
Tijdens het voeren van gesprekken heb je als leidinggevende de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de vitaliteit en daarmee en het werkgeluk van een medewerker. Dit doe je door te draaien aan de juiste knoppen: de psychologische basisbehoeften.
Ieder mens heeft fysiologische basisbehoeften: eten, drinken, slapen, zuurstof. Daarnaast bestaat er ook zoiets als psychologische basisbehoeften. Dat zijn fundamentele behoeften die essentieel zijn voor je mentale welzijn. En dus ook voor je werkgeluk. Op basis van de expertise van Chivo – Kennisinstituut vitaliteit hebben we die psychologische basisbehoeften samengebracht in één model: het werkgeluk-model. Dit model laat zien welke factoren bijdragen aan het werkgeluk van jouw medewerkers.
- Autonomie staat voor individuele vrijheid, verantwoordelijkheid, energie, zelf keuzes kunnen maken en leven naar je eigen waarden. Het betekent ook dat je mag zijn wie je bent.
- Sociale relaties gaan over de verbinding met je collega’s, een goede onderlinge sfeer en elkaar versterken. Er écht bij horen.
- Competentie gaat over vakmanschap en (talent)ontwikkeling en het benutten van de sterke eigenschappen van iemand. Ofwel: doen waar je goed in bent.
- Rechtvaardigheid verwijst naar eerlijk en respectvol behandeld worden, waardering krijgen en gezien worden. Zowel door je leidinggevende als je collega’s.
Zo bieden ontwikkel- en voortgangsgesprekken een kans om deze thema’s te bespreken, maar het kan soms een uitdaging zijn om te bepalen wat je precies moet bespreken.
Hoe weet je zeker dat je de juiste onderwerpen aan bod komen? We geven 10 onderwerpen om je op weg te helpen.
1. Werkgeluk
Werkgeluk is een steeds belangrijker onderwerp in organisaties. Dit gaat niet alleen over het plezier dat medewerkers ervaren in hun werk, maar ook over hun welzijn, balans tussen werk en privé, en hun betrokkenheid bij de organisatie. Tijdens een voortgangsgesprek kun je vragen stellen als:
- Hoe voel je je op je werk?
- In hoeverre ervaar je betekenis in je dagelijkse taken?
- Hoe gaat het met de werk-privé balans?
Door werkgeluk als thema te bespreken, krijg je een beter inzicht in wat medewerkers drijft en wat er eventueel verbeterd kan worden om hun motivatie en vitaliteit te vergroten.
2. Competenties
Competentieontwikkeling is essentieel voor de groei van zowel de medewerker als de organisatie. Een gesprek over competenties draait om het beoordelen van de vaktechnische en gedragsmatige vaardigheden die nodig zijn voor de huidige rol, maar ook voor toekomstige posities binnen het bedrijf. Belangrijke vragen zijn:
- Welke vaardigheden heb je dit jaar verder ontwikkeld?
- Zijn er gebieden waar je extra ondersteuning of training nodig hebt?
- Hoe denk je dat je je competenties verder kunt uitbreiden?
Competentiegesprekken bieden ook ruimte voor zelfreflectie, waarbij medewerkers zichzelf beoordelen en vergelijken met de beoordeling van de leidinggevende. Dit biedt een medewerker inzicht in waar ruimte is voor ontwikkeling.
3. Ambities
Ambities gaan verder dan alleen de functie van vandaag. Dit gespreksonderdeel richt zich op de toekomstplannen en de langetermijnvisie van de medewerker. Dit kan helpen om te voorkomen dat talent vertrekt doordat er geen groeimogelijkheden liggen. Tijdens dit gesprek kun je ingaan op vragen zoals:
- Waar zie je jezelf over een paar jaar binnen de organisatie?
- Welke stappen wil je zetten om je doelen te bereiken?
- Hoe kan ik je ondersteunen in deze ontwikkeling?
Het bespreekbaar maken van ambities helpt om een loopbaanpad en ontwikkelplan te creëren dat zowel de medewerker als de organisatie ten goede komt.
4. 360° Feedback
Een veelzijdig gespreksonderwerp is 360° feedback, waarbij niet alleen de leidinggevende input geeft, maar ook collega’s, klanten of andere stakeholders hun feedback delen. Deze module is bedoeld om een vollediger beeld te krijgen van het functioneren van de medewerker. Tijdens een gesprek kun je bespreken:
- Hoe wordt jouw werk door anderen in het team ervaren?
- Wat heb je geleerd van de feedback die je hebt ontvangen?
- Zijn er specifieke gedragingen of acties die je wilt verbeteren op basis van deze feedback? Wat heb je hiervoor nodig?
Dit type feedback stimuleert zelfbewustzijn en biedt waardevolle inzichten voor zowel medewerkers als teams.
5. Doelen
Bij de bespreking van doelen focus je op zowel de korte- als langetermijndoelen van de medewerker. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) zijn, zodat de medewerker weet wat er precies van hem of haar verwacht wordt. Voorbeelden van vragen die je kunt stellen zijn:
- Wat wil je in de komende zes maanden bereiken?
- Hoe dragen jouw doelen bij aan de doelstellingen van het team of de organisatie?
- Welke middelen of ondersteuning heb je nodig om deze doelen te bereiken?
Dit gespreksonderdeel helpt medewerkers om gefocust en gemotiveerd te blijven, en biedt de leidinggevende inzicht in hoe doelen gerealiseerd kunnen worden.
6. Samenwerking leidinggevende
Een minder traditioneel, maar zeer waardevol gespreksonderdeel is de beoordeling van de leidinggevende door de medewerker. Dit stimuleert wederzijdse communicatie en helpt leidinggevenden om hun eigen stijl te verbeteren. Tijdens dit gesprek kan de medewerker feedback geven over hoe hij of zij de samenwerking ervaart. Vragen die hierbij aan bod komen zijn:
- In hoeverre ondersteunt mijn leidinggevende me in mijn werk?
- Hoe kan jouw leidinggevende je helpen om te groeien in je professionele en persoonlijke ontwikkeling?
- Welke aspecten van de samenwerking zouden kunnen worden verbeterd?
Dit onderwerp draagt bij aan een gezonde en open werkcultuur, waarin iedereen zich gehoord voelt.
7. Themavragen
Een ander belangrijk onderdeel zijn de actuele themavragen. Dit biedt flexibiliteit om specifieke onderwerpen te bespreken die op dat moment relevant zijn voor de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in de bedrijfscultuur, nieuwe projecten, of een veranderend bedrijfsbeleid. Enkele vragen kunnen zijn:
- Hoe ervaar je de recente veranderingen in de organisatie?
- Wat is jouw mening over de nieuwe werkwijze die we hebben geïntroduceerd?
- Zijn er onderwerpen die je graag meer wilt bespreken in de toekomst?
Themavragen zorgen ervoor dat het gesprek relevant en actueel blijft, afgestemd op de actuele situatie binnen het bedrijf.
8. Opleidingen
Dit onderdeel richt zich op het verbeteren van de vaardigheden van de medewerker door middel van bijscholing. Het bespreken van opleidingsmogelijkheden is essentieel voor medewerkers om zich gewaardeerd en ondersteund te voelen in hun groei. Belangrijke vragen zijn:
- Zijn er specifieke trainingen of cursussen die je wilt volgen om je vaardigheden te verbeteren?
- Hoe denk je dat een bepaalde opleiding jou kan helpen om beter te presteren in je rol?
- Wat zijn de mogelijkheden binnen de organisatie voor verdere ontwikkeling?
Door regelmatig opleidingsbehoeften te bespreken, kan de organisatie bijdragen aan de continue ontwikkeling van haar medewerkers.
9. Samenwerking
Het bespreken van samenwerking gaat verder dan alleen het individuele functioneren van de medewerker. Hierin wordt gekeken naar hoe de medewerker samenwerkt binnen het team en met andere afdelingen. Dit is een belangrijk gespreksonderdeel voor het verbeteren van de teamdynamiek. Vragen kunnen zijn:
- Hoe ervaar je de samenwerking binnen het team?
- Zijn er uitdagingen of successen die je wilt delen over jouw manier van werken met anderen?
- Wat kunnen we doen om de samenwerking te verbeteren?
Deze vragen helpen om eventuele obstakels in de samenwerking te identificeren en aan te pakken. Maar ook om successen te vieren en complimenten te geven wanneer een samenwerking heel goed verloopt.
10. Potentieel
Het is belangrijk dat de leidinggevende een inschatting maakt van het potentieel van de medewerker. Kan hij/zij stappen zetten binnen de organisatie? Deze input wordt vaak niet direct besproken tijdens een gesprek met de medewerker, maar wordt gebruikt als input bij de vlootschouw. In deze vlootschouw ziet de HR-afdeling een overzicht van alle High Potentials binnen de organisatie. Mocht je dit onderwerp toch terug willen laten komen tijdens het gesprek, dan kan je denken aan de volgende vragen:
- Waar liggen jouw groeimogelijkheden binnen het bedrijf?
- Hoe schat je jouw eigen potentieel in voor nieuwe uitdagingen of verantwoordelijkheden?
- Welke extra vaardigheden zou je willen ontwikkelen?
Dit (gespreks)onderdeel is vooral waardevol voor talentmanagement en strategische personeelsplanning binnen de organisatie.
Deze 10 onderwerpen vormen de basis voor een goed gesprek dat bijdraagt aan het succes van zowel de medewerker als de organisatie. Meer hulp nodig? Met WELDER voer je moderne gesprekken en is het volledige proces geautomatiseerd. Probeer nu 30 dagen gratis.