Interview: het nieuwe beoordelen bij Flanderijn

Over Flanderijn

Flanderijn is een Nederlands incasso- en gerechts-deurwaardersorganisatie, opgericht in 1948. Met kantoren 11 kantoren in Nederland en één in Belgie en bijna 600 medewerkers is het één van de grootste incassobureaus van ons land. Flanderijn ondersteunt bedrijven in hun betalingsverkeer. Daarnaast geeft Flanderijn juridisch advies, assisteert bedrijven met een callcenter en voeren zij administratieve zaken en huisbezoeken uit. Wie denkt aan een ambtelijke club heeft het mis; Flanderijn geldt als innovatieve organisatie die continu met haar tijd meegaat. De overgang naar een moderne en digitale manier van functioneren en beoordelen is daar een voorbeeld van.

Waarom een nieuwe systematiek?

De nieuwe systematiek voor functioneren en beoordelen kwam niet uit de lucht vallen, maar past in een bredere ontwikkeling binnen het bedrijf. Marielle Guijt (hoofd Human Resources en Development) hierover: “Flanderijn is volop in beweging en op meerdere kantoren en afdelingen wordt gestart met nieuwe manieren van samenwerken. Een dag- of weekstart wordt gehanteerd, projecten worden op een Scrum-achtige manier aangepakt en er wordt hard gewerkt aan het verbeteren van onze klantvriendelijkheid. Dat is soms nog een uitdaging in ons vak. Het laat zien dat we gaan naar een organisatiecultuur waarbij onze mensen meer zelf organiseren en minder opgelegd krijgen. De oude systematiek van functioneren en beoordelen paste hier niet meer bij, dus moesten we op zoek naar wat nieuws.”

De eisen en wensen

Al snel werd de keuze gemaakt om de nieuwe gesprekscyclus te digitaliseren. Maar hoe maak je een keuze tussen alle mogelijke systemen? Marieke Scherpenisse, coördinator personeel & organisatie: “voor de betrokkenheid van de medewerkers vonden we het belangrijk dat we een systeem vonden waar onze managers én onze medewerkers zich prettig bij voelen. Die gebruiksvriendelijkheid stond voor ons wel op één. Daarnaast was een bekende klacht onder managers binnen Flanderijn dat er veel tijd ging zitten in alle gesprekken. Dat terwijl in onze visie past dat de medewerkers vooral ook zelf werkt aan zijn of haar persoonlijke ontwikkeling. Voor ons als afdeling Human Resources was het tenslotte belangrijk dat we minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd krijgen voor strategische personeelsplanning. Rapportages moeten met één druk op de knop uitgedraaid kunnen worden en we willen met één druk op de knop zien hoeveel gesprekken er gevoerd zijn. Niet langer tijd besteden aan het archiveren van gespreksverslagen, maar alles helder en digitaal”. Nadat een aantal pakketten uitgenodigd waren, viel de keuze op het digitale MyVIP van WELDER.

Over MyVIP

MyVIP is een digitale tool om te borgen dat voortgangsgesprekken binnen de organisatie op een moderne manier worden gevoerd en digitaal worden vastgelegd. Het bestaat uit acht modules: van werkgelukswijzer tot ambities en van competenties tot het beoordelen van de leidinggevende. Deze modules worden flexibel ingezet: de ene afdeling kan tweemaal per jaar met drie van de acht modules aan de slag gaan, terwijl de andere afdeling viermaal per jaar vijf andere modules bespreekt. MyVIP wordt flexibel ingericht; de organisatie bepaalt zelf welke teksten medewerkers zien, op welke dimensies werkgeluk gemeten wordt en welke competenties besproken worden met medewerkers. Omdat elk gesprek vanuit leidinggevende en medewerker worden voorbereid en resultaten worden vertaald naar praktische werkafspraken, heeft elke medewerker met MyVIP een persoonlijk ontwikkelplan.

De ervaringen

In januari 2019 ging Flanderijn van start. In het eerste kwartaal werd een stevige basis gelegd voor de nieuwe systematiek. Competenties werden ingericht, teksten werden opgesteld en gespreksitems werden vastgezet. Na een uitgebreide briefing aan alle medewerkers en leidinggevenden gingen 587 medewerkers van Flanderijn aan de slag met de nieuwe systematiek. De eerste resultaten waren succesvol. Vrijwel alle medewerkers van Flanderijn gingen er enthousiast mee aan de slag; slechts 2% van de gesprekken werd niet gevoerd. Marielle Guit hierover: ‘dat was voor ons een bevestiging dat we wat goeds hadden neergezet. Die 2% hebben we wel even als trotsmoment gedeeld met onze collega’s’. Marieke Scherpenisse vult aan: ‘we hadden tijdens en na de implementatie veel specifieke vragen, maar werden eigenlijk altijd dezelfde dag geholpen’.

De toekomstplannen

Inmiddels zijn we ruim 1.300 gesprekken verder en heeft iedereen binnen Flanderijn een persoonlijk ontwikkelplan. Wat staat er nog op het wensenlijstje? Marieke: “we willen nog iets meer af van de standaard gespreksmomenten halverwege en aan het einde van het jaar. Ook tussendoor moet ruimte komen voor een goed gesprek. Daarnaast willen we gaan kijken of we ook alle einde-proeftijd en einde-contract gesprekken via MyVIP kunnen laten lopen. Dan creëren we nog meer inzichten rond deze momenten. En wie weet, wellicht lopen in de toekomst alle bilaterale overleggen via MyVIP!”.