Interne Communicatie net zo belangrijk is als externe communicatie voor bedrijven

Bij bedrijfscommunicatie denk je al snel aan externe communicatie door de vele uitingen die je dagelijks tegenkomt. Interne communicatie is voor bedrijven en instellingen echter minstens zo belangrijk. Hun aandacht hiervoor neemt de laatste jaren toe. Directies, managementteams en ook individuele leidinggevenden schakelen steeds vaker de hulp van hun communicatie-afdeling in om de interne communicatie met hun medewerkers te professionaliseren en stroomlijnen. Bijvoorbeeld om de interne beeldvorming over een op handen zijnde reorganisatie te beïnvloeden, een cultuuromslag te stimuleren of meer verbinding tussen collega’s te creëren. Intranet fungeert als aanjager van deze ontwikkeling. Nieuws, kennis en werkinstructies kunnen met dank aan intranet tijdig met alle medewerkers worden gedeeld.

De interne communicatie van organisaties is vaak nog eenrichtingsverkeer van het management naar de werkvloer. Een nadeel hiervan is dat medewerkers zich niet of nauwelijks betrokken voelen bij de interne communicatie van hun werkgever. Intranet biedt uitstekende kansen om de interne communicatie interactiever te maken, waardoor de betrokkenheid van collega’s bij die communicatie toeneemt. Het platform MyCompany biedt jou als werkgever de mogelijkheid om die kansen volop te benutten. Met MyCompany kun je de interne communicatie van jouw organisatie stroomlijnen en interactiever maken. Hierdoor bereik je al je collega’s en betrek je hen bij de communicatie. Ook kunnen jouw medewerkers via MyCompany onderling hun kennis delen, socializen en nog veel meer!

Bedrijfscommunicatie

De digitalisering maakt het bedrijven gemakkelijker om met alle stakeholders interactief te communiceren en hen hierdoor beter bij hun activiteiten te betrekken. Zo vragen bedrijven hun afnemers steeds vaker om hun mening over een product of dienst. Zij betrekken hun klanten zelfs bij de manier waarop er met hen wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld bij het afhandelen van bestellingen of vragen. Op die manier ontstaat er een interactie tussen boodschapper en zender, waarbij beide rollen voortdurend wisselen. Het bedrijf kan de zender van een boodschap zijn, maar de klant ook. In ieder geval vraagt het bedrijf als zender van een boodschap zijn klanten steeds vaker om een reactie op die boodschap.

Het principe van interactieve communicatie is ook van belang voor de interne communicatie in jouw bedrijf. Gebruik jij intranet al om jouw medewerkers actief bij de ontwikkeling van jouw organisatie te betrekken? Wist je dat er digitale oplossingen zijn om van intranet hét community platform van jouw bedrijf te maken, inclusief bijbehorende smartphone app? Kijk maar eens naar de integrale oplossing MyCompany. Met de bijbehorende app van WELDER hebben jouw medewerkers altijd en overal toegang tot het platform waarop alle formele en informele communicatiekanalen binnen jouw organisatie bij elkaar komen.

Communicatieplatform voor bedrijven

Het is de droom van specialisten die zich met interne bedrijfscommunicatie bezighouden: een community platform voor alle vormen van communicatie met het personeel. Zo’n platform heeft onder andere de volgende voordelen:

• je bereikt alle medewerkers snel en gemakkelijk via hun favoriete device; jouw collega’s bepalen zelf welke device ze gebruiken om jouw platform te bereiken
• het platform vervangt de wirwar aan e-mails, nieuwsbrieven en WhatsApp-groepen; het stroomlijnt de interne communicatie
• met het platform kun je de betrokkenheid van het personeel bij jouw organisatie vergroten door community acties zoals een prijsvraag, poll of foto-actie in te zetten; wanneer je hier geen tijd voor hebt, kun je met jouw organisatie meedoen aan de community acties van WELDER die verspreid over het jaar worden aangeboden
• het platform faciliteert de kennisdeling tussen jouw collega’s; MyCompany brengt ze gemakkelijk met elkaar in contact, zodat ze elkaar snel kunnen helpen en elkaars kennis en talenten beter benutten het platform biedt statistisch inzicht in het gebruik ervan; je ziet hoe betrokken jouw medewerkers zijn en hoe actief de community is, zodat je met die inzichten jouw interne communicatie continue kunt blijven verbeteren.

Het platform MyCompany maakt van jouw huidige interne communicatie een community platform voor al jouw medewerkers. Op dit platform krijgen ze toegang tot alle gegevens die ze gewend zijn van intranet. Denk hierbij aan werkinstructies, protocollen, contactgegevens en nieuwsberichten. Daarnaast kan er met MyCompany net zoals op het intranet relevante informatie vanuit de organisatie met het personeel worden gedeeld. Maar MyCompany doet daarnaast nog veel meer. Het verhoogt de interactiviteit en betrokkenheid van de medewerkers door reacties op berichten mogelijk te maken en functies toe te voegen waarmee collega’s onderling kennis, ideeën, suggesties en berichten kunnen uitwisselen.

Communicatie stroomlijnen

Afdelingen of teams hoeven niet langer afzonderlijke WhatsApp groepen aan te maken om onderling te communiceren. Die groepen kunnen zij aanmaken in MyCompany, dat een tool met dezelfde functionaliteit als WhatsApp heeft. Op die manier kunnen collega’s ook groepen met elkaar rond bepaalde thema’s of projecten vormen. Met MyCompany faciliteer én stimuleer je de onderlinge verbondenheid tussen collega’s en daarmee ook hun betrokkenheid bij de organisatie.

Omdat WhatsApp zowel privé als zakelijk wordt gebruikt zijn de risico’s op datalekken en cybercrime groter; eventueel gevoelige bedrijfsinformatie kan hierdoor onbedoeld worden gedeeld. Met MyCompany, het community platform van WELDER, centreer je alle interne communicatiekanalen in één omgeving die alleen voor jouw medewerkers toegankelijk is.

Communicatie organisatie

Van personeelsbijeenkomsten tot intranet: je kunt de formele communicatie binnen je organisatie op veel manieren vormgeven. Binnen de relatief kleinschalige setting van een team of afdeling kun je de communicatie best een hoog interactief gehalte geven. Denk aan opdrachten waarmee collega’s in subgroepjes aan de slag gaan, allerlei werkvormen waarmee je debat en discussie positief kunt stimuleren en medewerkers die zelf een presentatie rond een thema verzorgen. Maar het is echt een uitdaging om bijeenkomsten met het voltallige personeel op die manier in te richten. Dan zijn opiniepeilingen, chatrooms en discussiefora op intranet een beter alternatief.

Probeer bij elke boodschap die je namens de directie aan je medewerkers mee wil geven vooraf scherp te hebben wat je met die boodschap wilt bereiken en hoe je kunt monitoren of het gewenste effect wordt bereikt. Welke reacties van medewerkers passen daarbij en hoe stimuleer én stuur je die? Welke bijdrage heb je van hen nodig om het draagvlak voor de plannen of de haalbaarheid ervan te vergroten? Bedrijfscommunicatie is uiteindelijk bedoeld om kennis, houding en gedrag van medewerkers te beïnvloeden. Dit lukt alleen wanneer de boodschap tot een grotere betrokkenheid van jouw collega’s bij de organisatie leidt. Die betrokkenheid is randvoorwaardelijk. Je roept betrokkenheid op door aan jouw boodschap een ‘call to action’ te koppelen; je daagt medewerkers dan uit om op die boodschap te reageren, input te leveren of iets te organiseren of veranderen.
Het platform MyCompany beschikt over verschillende tools voor een call to action. Zo kun je met dit platform polls, prijsvragen, foto-acties en evenementen organiseren.

Communicatie in bedrijf

Interne bedrijfscommunicatie is ook ‘communicatie in bedrijf’; het goed inrichtingen van de interne communicatie in jouw organisatie is een continue proces en daarmee altijd ‘in bedrijf’. Er zijn regelmatig nieuwe ontwikkelingen waar je als organisatie of instelling op moet anticiperen. Dit lukt alleen wanneer jouw medewerkers bereid zijn om het veranderproces aan te gaan. Dat doen zij alleen wanneer zij begrijpen waarom die beweging nodig is.

Een collectief begrip onder jouw personeel als draagvlak voor een verandering betekent dat jouw medewerkers een gezamenlijk beeld hebben van het nut en de noodzaak van die verandering. Interne bedrijfscommunicatie is hét middel om te sturen op kennis, houding en gedrag, met als doel om dit veranderproces te stimuleren en beïnvloeden. Met het platform MyCompany heb je een gereedschapskist in handen waarmee je informatie en data kunt omzetten in kennis en bewustwording en jouw medewerkers de stap van bewustwording naar gewenst gedrag laat maken. Interactiviteit en community zijn hierbij de sleutels. Want daarmee betrek je en verbind je jouw collega’s bij de ontwikkeling van jouw organisatie. Dat is ook de missie van WELDER, de leverancier van MyCompany.

Hoe krijg je een betere communicatie op het werk?

Om betrokkenheid te creëren bij jouw medewerkers is communicatie in de vorm van tweerichtingsverkeer essentieel. Vraag daarom jouw medewerkers altijd om een reactie op de boodschappen die je bijvoorbeeld via intranet met hen deelt. Begrijpen ze wat je bedoelt en wat je van hen vraagt? Welke gevoelens, ideeën of vragen roept jouw boodschap bij hen op? Hierdoor wordt niet alleen de communicatie met jouw collega’s beter, maar ook hun betrokkenheid bij de organisatie. MyCompany is een platform voor interne bedrijfscommunicatie waarmee je de interactiviteit van jouw communicatie met je medewerkers op een toegankelijke, gebruiksvriendelijke en aantrekkelijke manier vorm kunt geven. Tevens beschikt MyCompany over sociale media tools waarmee jouw collega’s onderling kunnen communiceren en verbinding maken. Omdat zij dit in MyCompany zowel per afdeling of team of juist organisatiebreed kunnen doen, ontstaan er meer en sterkere verbindingen tussen medewerkers. Dit leidt uiteindelijk tot een betere communicatie op de werkvloer. Collega’s die elkaar via intranet gemakkelijk kunnen vinden en alvast leren kennen, maken hierdoor de drempel voor fysieke communicatie en samenwerking lager.