6 tips voor een goede community kalender

“We hebben zo’n mooi sociaal intranet, maar onze medewerkers delen zo weinig berichten? We waren zo lekker begonnen.” Deze reactie horen we vaker bij WELDER. Na een voortvarende start valt de conversatie soms stil op het sociale intranet. De beheerders weten niet goed hoe ze de activiteit moeten stimuleren. Of ze hebben (máken) er simpelweg de tijd niet voor. Een content- of activatiekalender kan helpen jouw community platform levendig en interessant te houden. De moeite waard om te blijven bezoeken! Een paar handige tips om aan de slag te gaan …én blijven!

Een van de meest belangrijke onderdelen van succesvol community management is de content en moderatie. Blogposts, nieuws, advies, discussies rondom thema’s, bijeenkomsten in allerlei vormen, competities, opdrachten, interviews, filmpjes en dergelijke: er kan van alles ingezet worden om een interne community actief te betrekken. Zoiets laat je het liefste niet aan het toeval over.

1. Geplande content. Doen!

Geplande content, komt dat niet te gemaakt over? Medewerkers die geforceerd moeten bedenken wat ze kunnen posten op het sociaal intranet, lijkt niet de juiste drijfveer om het lang vol te houden. Maar zodra jij als community manager uitlegt op welke vlakken je een bijdrage van hen verwacht, geef je jouw kernleden een duidelijk doel en zorgt dat voor een continue activiteit; een rode draad. Dat geeft jou vervolgens meer lucht om in te spelen op actualiteiten van vandaag de dag.

Door content te plannen, help je om de content te spreiden over de komende maanden. Zo kun je drukke pieken vermijden in de organisatie, inspelen op belangrijke trends of juist gebruik maken van dalmomenten. Maar ook de seizoenen of bijzondere feestdagen, kunnen een prima inhaker zijn om jouw medewerkers in beweging te brengen. Wat gebeurt er in jullie organisatie tijdens komkommertijd? Welke goede voornemens heeft jouw team bijvoorbeeld voor het nieuwe jaar? Denk eens verder dan Valentijn, kerst en koningsdag. Maar denk ook aan Ramadan of Black Friday. Dus content plannen is zeker een aanrader.

2. Bepalen van je onderwerpen

Elke organisatie heeft een paar sleutelfiguren die een groot bereik hebben binnen de organisatie. Denk aan die HR-collega, kwaliteitsmanager of IT’er die belangrijke boodschappen delen voor de hele organisatie. Of de communicatie- of marketingafdeling! Dit zijn je interne journalisten, je kernleden. Als deze kernleden weten op welke onderwerpen van hen een bijdrage wordt verwacht, geeft dat niet alleen richting maar zorgt ook voor een basis aan content op jouw platform. Bepaal je sleutelfiguren en geef hen een duidelijke instructie. Zo kan de communicatiemedewerker maandelijks een collega in ‘the spotlight’ zetten met een kort interviewtje. De HR-medewerker kan tips geven over persoonlijke ontwikkeling vlak voordat de functioneringsgesprekken plaatsvinden.

Laat jouw activatiekalender aansluiten op de geplande content van bijvoorbeeld de communicatieafdeling of het social media team. Want verhalen die extern verteld worden, zijn altijd te vertalen naar de interne doelgroep, jouw community. Is er een marketingactie in de winkel? Dan hoort daar een interne instructie bij aan het winkelpersoneel, of de kans om er een interne wedstrijd van te maken om de sales te stimuleren. Post de marketingafdeling een bericht op LinkedIn over die nieuwe klant of dat succesvolle project? Dat succes wil je toch ook met je collega’s delen?

3. Actuele content. Niet vergeten!

Naast de planbare content zijn er ook altijd onderwerpen die actueel zijn en die je niet kunt voorbereiden. Als community manager is daar vooral je rol als moderator belangrijk. Wat lees ik tussen de regels door op de tijdlijn? Welke vragen vanuit de organisatie worden er veel gesteld? Zit daar een gat aan informatie waarin we de interne community moeten voorzien? Als veel medewerkers bijvoorbeeld vragen stellen over de huidige situatie tijdens corona, kun je dat onderwerp over een paar maanden weer oppakken: wat zijn de ervaringen en hoe gaat iedereen nu om met online samenwerken? Zo verbind je actuele content met planbare content.

4. Houd je doel voor ogen

Maak het makkelijk voor jouw kernleden om content aan te leveren. Niet iedereen schudt even een stuk tekst of blog uit z’n mouw. Door te werken met rubrieken en stramienen, het stellen van concrete vragen, help je hen om interessante content op te leveren die leuk is voor andere leden om te lezen.

Houd ten alle tijden je doel voor ogen. Wat wil je voornamelijk bereiken met het sociaal intranet? Het gaat niet alleen om gekke interviews, aankondigen van jubilarissen of stoere verhalen. Wees slim in wat je de rest van je interne community mee wilt geven. Laat jij Kees aan het woord die al 25 jaar in dienst is bij jouw organisatie? Laat Kees dan vertellen over zijn interne loopbaan, waar hij is begonnen en waar hij nu staat. Zo geef je medewerkers mee wat de doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden zijn binnen de organisatie. Dus zet niet alleen de datum van Kees zijn jubileum in de eventkalender. Stuur Kees een paar concrete vragen die hij zelf makkelijk kan beantwoorden. Schrijf er zelf een lekker leesbaar artikel van en post het op je platform.

5. Structureel overleg

Bedenken van content hoef je als community manager dus niet in je eentje te doen. Lees hier over wat een community manager doet. Zet daarvoor je kernleden in. Betrek ze bij een structureel overleg dat bijvoorbeeld elk kwartaal plaatsvindt. Bespreek welke geluiden en verhalen zij in de organisatie hebben opgepikt. Moeten we die onderwerpen adresseren of wil je er een positieve twist aan geven? Draagt het bij aan de organisatiedoelen van dit jaar of onze kernwaarden? Welke acties hebben het tot nu toe goed gedaan? Wat zegt de data over de activiteit van onze leden?

Samen bespreek je welke onderwerpen uiteindelijk op de activatiekalender moeten komen en in welke creatieve vorm. Dat kan slechts bestaan uit redactionele aandacht of zelfs een offline event zoals bijvoorbeeld een sportdag of vitaliteitsdag. Dat vraagt meer organisatie en uitvoering dan slechts een interview afnemen met de werknemer van de maand. Vergeet daarom niet om taken te verdelen voordat de kernleden weer aan het werk gaan met hun dagelijkse werkzaamheden. Bij grotere acties heb je interne ambassadeurs nodig.

6. Content om te activeren

Een activatiekalender, het woord zegt het al, is bedoeld om jouw interne doelgroep te activeren om deel te nemen aan de community. Dus in beweging te brengen door elkaar te informeren, te binden en te boeien. Een daarvoor is een goed gevulde activatiekalender nodig met rake content. Al met al een behoorlijke uitdaging, maar wel een prachtige taak voor wie het leuk vindt om strategie, marketing en communicatie te coördineren.

En voor wie een duwtje in de goede richting wil, is de praktische workshop “Community management” van WELDER een heel goed begin. Na deze workshop staan de contouren van een concrete activatiekalender en heb je creatieve topics om mee aan de slag te gaan. Meer informatie over deze workshop of direct inschrijven? Neem contact met ons op!