10 tips voor een goed functioneringsgesprek (+10 don'ts)

Heb je weleens een functioneringsgesprek gehad, waarna je achteraf dacht; dit had ik beter kunnen doen? Als HR manager of leidinggevende wil je waarde leveren voor medewerkers en ze laten weten dat je echt naar hen luistert. Door je functioneringsgesprekken op de juiste manier in te steken en de juiste dingen uit te vragen, kun je een hoop bereiken. Met deze 10 tips en 10 don’ts sla jij in ieder geval nooit meer de plank mis.

Kritiek leveren kan iedereen. Probeer het positieve in het functioneren te benadrukken. De punten waar je daadwerkelijk verbetering in zou willen zien, komen dan des te beter binnen bij een medewerker.

Het is frustrerend zijn wanneer je als medewerker andere verwachtingen van het gesprek hebt dan je leidinggevende. Je had verwacht je salaris te bespreken, maar de leidinggevende wil dit deze keer niet bespreken. Communiceer als leidinggevende vooraf het format en maak vooraf duidelijk wat de medewerker kan verwachten.

Ga niet ter plekke nadenken hoe je over bepaalde aspecten van het functioneren van de medewerker denkt. Bereid het voor en denk vooraf na hoe een medewerker kan reageren op bepaalde zaken.

Het risico van mensen die dagelijks samenwerken is dat zij enkel actuele zaken bespreken. Die klant die moeilijk doet of die mooie opdracht die gescoord is. Om ervoor te zorgen dat het eens niet alleen over werk gaat, maar juist over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, kan het goed werken om een andere locatie te kiezen voor het gesprek.

Als leidinggevende ben je er niet om te beoordelen hoe goed/slecht een medewerker het doet, maar het is jouw taak om het functioneren van de medewerker te verbeteren. Bereid je goed voor op deze rol.

Vast bekend bij velen, maar gebruikt door sommigen. Veel leidinggevenden zijn zelf het merendeel van een functioneringsgesprek aan het woord. Zorg dat je maximaal 30% van de tijd aan het woord bent en luister, vat samen en vraag door.

‘Jij vindt toch ook dat dit niet goed gaat?’. Dergelijke vragen hebben zo’n duidelijk ondertoon dat de medewerker eigenlijk niet anders kan dan beamen. Probeer open vragen te stellen, zonder ondertoon.

Er zijn mooie manieren om het proces van functioneringsgesprekken te digitaliseren, bijvoorbeeld MyVIP. Ouderwetse formuliertjes of Excel-bestanden zorgen voor administratieve frustraties.

Maak direct duidelijk wanneer het volgende gesprek is. De medewerker weet zo wanneer de gemaakte afspraken geëvalueerd kunnen worden met elkaar.

‘Ik ga bekijken of je in aanmerking komt voor een hoger salaris’. Wat voor verwachtingen schep je met zo’n vage zin? Wees specifiek in de zaken die je bespreekt. Het kan erg frustrerend zijn wanneer een medewerker een afspraak anders interpreteert dan hoe jij het bedoeld had.

10 Don'ts voor de HR manager bij een functioneringsgesprek

Nu je 10 tips hebt gekregen over hoe jij je functioneringsgesprekken kunt verbeteren, wil je misschien ook weten welke zaken je beter kunt vermijden. Hieronder 10 absolute don´ts voor jouw volgende functioneringsgesprek.

Vragen als ´Hoe vind je zelf dat het gaat´ kun je beter echt vermijden. Het kan voelen als een veelgehoorde openingszin, wat een beetje saai overkomt. Probeer de medewerker iets meer richting te geven voor een beter lopend gesprek.

Stel je voor dat je om 9:00 uur 's ochtends meteen wordt gevraagd naar je diepste levenswaarden. Dat is best een intens begin van de dag. Misschien is het beter om wat rustiger te starten. Een goede opbouw zorgt voor een vloeiender gesprek.

Zorg dat medewerkers niet via anderen horen hoe ze worden beoordeeld. Transparantie is belangrijk en dat kun jij als leidinggevende het beste bieden.

Medewerkers willen in vertrouwen iets kunnen vertellen. In een wantrouwende omgeving, zul je nooit écht weten hoe het gaat met je medewerkers.

Er moet ruimte zijn om aan te geven dat zaken minder lekker gaan maar vermijd zinnen als: ‘Je prestaties zijn ondermaats’. Probeer juist eerst de reden te vinden en geen ‘’lege’’ kritiek te geven. Probeer altijd opbouwend te zijn in je feedback en deze te voorzien van goede argumenten.

Het vragenlijstje aftikken is een luie methode om een functioneringsgesprek te voeren. Ga echt de dialoog aan en haal je vragen uit de antwoorden die je medewerkers geven.

Als het is gelukt om een fijn functioneringsgesprek te voeren met je medewerker wil je natuurlijk ook de juiste acties uitzetten.Zelfs een goed gesprek vraagt om afspraken na afloop. Zo kun je afspraken maken over functioneren, ambities, competenties ontwikkelen en nog veel meer.

Niet iedere medewerker laat zich makkelijk vangen voor een open gesprek. Dan is het lastig om écht tot de kern te komen. Probeer toch door te vragen en niet aan de oppervlakte te blijven. Zo leer je je medewerkers nooit goed kennen.

Eigenlijk mag het functioneringsgesprek geen verrassingen opleveren. Niet voor de medewerker en niet voor de leidinggevende. Het gesprek is een mooi moment om met oplossingen te komen voor problemen die jullie allebei eigenlijk al kennen.

Het idee dat de medewerker moet kloppen om binnen te komen, geeft niet het gevoel van gelijkwaardigheid. Een meer toegankelijke benadering zou bevorderlijk zijn voor een open dialoog.

Het digitale MyVIP helpt leidinggevenden en medewerkers bij het voeren van een modern functioneringsgesprek. Zo krijgt iedereen binnen de organisatie wat hulp om bovenstaande tips goed door te voeren. Meer weten? Bekijk onze werkwijze of vraag een vrijblijvende demo aan.