Sociaal intranet voor jouw HR-uitdagingen

juli 2023

Het is misschien wel dé uitdaging voor interne (bedrijfs)communicatie in deze nog jonge 21e eeuw: het communiceren met medewerkers op zo’n manier dat de organisatie zelf ‘de single source of truth’ blijft. Om te weten hoe iets in jouw bedrijf geregeld is en op welke manier je bijvoorbeeld je uren moet registreren of verlof moet opnemen, is intranet de enige bron van ‘waarheid’ binnen jouw organisatie.

Intranet is een informeel, maar tegelijk besloten platform voor alle lagen in een organisatie. Hierdoor kunnen alle medewerkers vrij en open met elkaar communiceren en informatie op een veilige manier elektronisch met elkaar delen. De beslotenheid van intranet garandeert dat berichten, meningen en documenten binnenskamers blijven. De communicatie kan op intranet zowel eenzijdig (top-down) als tweezijdig (bottom-up) worden ingericht. Collega’s kunnen tips en tricks via intranet met elkaar delen, maar elkaar ook ondersteunen of uitnodigen voor een vrijdagmiddagborrel.

Wil je het maximale voor jouw bedrijf uit intranet halen, met als doel om jouw personeel optimaal te betrekken bij de organisatie? Denk dan eens na over een intranet dat als hét sociale medium voor alle medewerkers functioneert en waar collega’s hun eigen onderlinge community kunnen creëren. Dat is precies de oplossing die de software van WELDER biedt. Deze specialist in de ontwikkeling, implementatie en optimalisatie van slimme digitale applicaties voor interne communicatie helpt jou graag om jouw medewerkers interactief te betrekken bij wat er in jouw organisatie speelt.

Als integraal totaalplatform voor interne communicatie biedt MyCompany alle intranetdiensten die jouw organisatie nodig heeft. Dus ook de traditionele intranetfunctie van leverancier van nieuws, data, documenten, computersystemen en digitale applicaties. Dit betekent dat WELDER bij de implementatie van MyCompany op jouw bedrijfsnetwerk – al dan niet in de cloud – ook de koppelingen met services en tools legt die jouw medewerkers via intranet moeten kunnen raadplegen.

Het opzetten van een doelgericht, functioneel en gebruiksvriendelijk sociaal intranet is maatwerk. MyCompany biedt een groot aantal standaardfuncties die door jouw organisatie op maat kunnen worden ingericht. Denk hierbij aan de koppeling tussen die functies en interne doelgroepen zoals afdelingen, teams of projectgroepen. Is jouw organisatie aan bepaalde functies nog niet toe en wil je het sociaal intranet van stap tot stap opbouwen? WELDER denkt als ontwikkelaar en leverancier van MyCompany graag met je mee over de manier waarop deze applicatie het beste in jouw organisatie kan worden geïmplementeerd en geoptimaliseerd. Hiermee zorgt WELDER ervoor dat MyCompany naadloos samenwerkt met de andere applicaties op jouw netwerk. Wil je meer weten over intranet en hoe wij met MyCompany jouw organisatie kunnen helpen? Lees dan vooral verder of neem contact met ons op.

De voordelen van intranet

Intranet heeft voor elke organisatie de volgende voordelen.

  • Met intranet bind je je medewerkers aan je organisatie en aan elkaar door hun onderlinge communicatie en kennisuitwisseling te faciliteren. Dit lukt beter wanneer intranet sociale mediafuncties biedt.
  • Een ander voordeel van intranet is dat je er alle interne communicatiestromen mee kunt verbinden en een overzichtelijk platform kunt bieden met een applicatie voor alle medewerkers. Op deze manier houd je grip op de interne beeldvorming over ontwikkelingen in je organisatie en de kwaliteit, actualiteit en consistentie van de interne informatievoorziening.
  • In de derde plaats vormt intranet steeds meer de portal van het bedrijfsnetwerk naar softwareprogramma’s, digitale applicaties en andere ‘shared services’. Met als bijkomend voordeel meer efficiëntie in werkprocessen en een betere toegang tot applicaties op het netwerk of in de cloud.

MyCompany van WELDER is een app voor interne (bedrijfs)communicatie die al deze functies en voordelen van intranet heeft.

Intranet wordt effectiever als bindmiddel tussen organisatie en personeel én tussen collega’s onderling naarmate het de interactie tussen medewerkers beter stimuleert en faciliteert. Zonder sociale mediafuncties is intranet een ‘top-down tool’ voor interne informatievoorziening. Mét sociale mediafuncties wordt intranet gereedschap om de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie te vergroten. Een tweede voordeel van sociaal intranet is dat het de functie van afzonderlijke sociale media zoals WhatsApp vervangt. Met de app van MyCompany heb je niet langer een afzonderlijke berichtenapp nodig om te communiceren met collega’s. Ook e-mail is dan niet langer nodig voor informele communicatie tussen collega’s.

App intranet

Wil je dat jouw collega’s regelmatig jouw intranet plegen? Zorg dan dat zij via hun telefoon met één knop op intranet kunnen. Speciaal voor dit doel heeft WELDER de app MyCompany ontwikkeld. Achter deze app gaat een interactieve totaaloplossing voor interne communicatie schuil. De app geeft toegang tot een wereld vol mogelijkheden voor het delen van kennis, informatie, ideeën, interesses en tips. Een gereedschapskist waarmee elke HR- of communicatie-afdeling intranet kan opwaarderen tot een interactief en sociaal communicatieplatform. Medewerkers worden via de app op dit platform uitgenodigd om informatie niet alleen te halen, maar ook te brengen.

Met MyCompany betrek je jouw medewerkers actief bij de ontwikkeling van je organisatie. Ze kunnen via de app niet alleen actuele nieuwsberichten, (werk)instructies en protocollen raadplegen, maar ook op die informatie reageren en onderling kennis uitwisselen. Of meedoen aan opiniepeilingen en zich inschrijven voor interne opleidingen of evenementen. Het resultaat? Medewerkers met een grotere betrokkenheid bij hun organisatie en sterkere onderlinge verbindingen; laat dit nu precies de missie van WELDER zijn.

Sociaal intranet

Intranet is in eerste instantie bedacht om personeel toegang te geven tot documenten en gegevens. Later gingen organisaties computersystemen en andere digitale applicaties aan intranet koppelen. Ook werd intranet steeds vaker gebruikt als nieuwsmedium, met zowel interne nieuwsberichten als koppelingen naar externe nieuwsbronnen. De laatste jaren zien we een integratie van intranet met applicaties voor het delen van projecten en documenten in bijvoorbeeld Sharepoint. Al deze ontwikkelingen behoren samen nog steeds tot intranet 1.0. Deze eerste ontwikkelingsfase van intranet kenmerkt zich door eenrichtingsverkeer.

De leiding van de organisatie bepaalt welke gegevens en diensten met de medewerkers via intranet worden gedeeld. Deze vorm van intranet werkt voornamelijk eenzijdig en biedt niet de mogelijkheid om medewerkers te betrekken bij de communicatie. Dit zorgt voor een top-down structuur in de communicatie in plaats van een meer tweezijdige interactie tussen personeel en management.

We spreken van een sociaal intranet wanneer sociale mediafuncties zoals een blog, discussieforum of chatfunctie aan intranet worden toegevoegd. Dit is precies wat we in de ontwikkeling van intranet 1.0 naar intranet 2.0 zien gebeuren. Organisaties staan hierbij voor de uitdaging om intranet ondanks de toename van het aantal sociale functies toegankelijk en overzichtelijk te houden. MyCompany is een platform met een app dat speciaal als oplossing voor dit vraagstuk is ontwikkeld. Het platform is overzichtelijk ingericht, zodat elke organisatie ermee uit de voeten kan. De medewerkers hebben gemakkelijk en snel inzicht in alle beschikbare functies en meldingen. Daarnaast biedt de app de mogelijkheid om altijd en overal deze informatie beschikbaar te hebben.

Bedrijfsintranet

Een sociaal intranet is nog steeds een bedrijfsintranet. Dit betekent dat intranet naast de nieuwe sociale functies ook de traditionele zakelijke belangen moet blijven dienen, zoals het veilig afschermen van gevoelige bedrijfsinformatie. Nieuwe sociale functies die aan intranet worden toegevoegd mogen deze zakelijke belangen niet schaden.

WELDER heeft bij de ontwikkeling van MyCompany rekening gehouden met zakelijke en organisatorische belangen. Zo kun je in MyCompany met open en gesloten groepen werken. Naar een gesloten groep stuur je alleen de berichten of koppelingen naar tools en documenten die voor die afdeling, dat team of die projectgroep van belang zijn. Op die manier voorkom je dat collega’s onnodig worden belast met informatie die niet voor hen is bedoeld of dat gevoelige informatie breder binnen de organisatie wordt verspreid dan nodig is.

Intranet bedrijf

Veel bedrijven kenmerken zich door een netwerkorganisatie. Deze netwerkorganisaties komen veel voor in de dienstverlening en daarbinnen vooral in kennisintensieve sectoren zoals wetenschap, techniek, onderwijs en consultancy. Netwerkorganisaties werken overwegend projectmatig. In de projectteams werken de interne kenniswerkers nauw samen met externe professionals. Dit betekent dat bij het opzetten van het intranet goed moet worden onderzocht welke tools jouw kenniswerkers nodig hebben om zowel intern als extern goed samen te kunnen werken.

MyCompany maakt van jouw intranet niet alleen een sociaal en interactief communicatieplatform, maar laat jouw intranet ook goed samenwerken met andere systemen voor bijvoorbeeld externe kennisdeling en projectmatig werken. Zonder dat de veiligheid van gevoelige bedrijfsgegevens gevaar loopt of de privacy van medewerkers wordt bedreigd. Wat je op intranet met je eigen personeel deelt en specifiek voor hen bestemd is, mag onder geen beding via koppelingen naar andere applicaties in de openbaarheid komen.

Intranetcommunicatie

Met sociaal intranet wordt jouw intranet een integraal platform voor alle interne communicatie. Dit betekent dat collega’s geen (andere) sociale media nodig hebben om met elkaar te communiceren. MyCompany vervangt dus ook de functie van interne WhatsApp-groepen. E-mail is voorlopig nog niet weg te denken als communicatiemiddel. Met MyCompany kan informele informatie echter nog gemakkelijker worden gedeeld dan met e-mail. Denk hierbij aan vakantiekiekjes of aan kerstgroeten. Ondertussen komen die informele berichten niet in de mailbox van jouw collega’s terecht. De inbox van hun e-mail blijft dus met dank aan MyCompany lekker overzichtelijk.

Wil je graag tussen de vakantiefoto’s of kerstgroeten door nog even socializen met collega’s? Of digitale koffiegesprekken voeren? Dan kies je voor de app van MyCompany. Met de tool voor onderlinge berichten in deze app kun je gemakkelijk een-op-een gesprekken voeren.

HR intranet

In veel organisaties vult de HR-afdeling – naast de communicatieafdeling – een groot deel van intranet. Het is daarom belangrijk om HR proactief te betrekken bij de inrichting van MyCompany. Deze afdeling kan een centrale rol spelen in nieuwe sociale functies van intranet zoals polls en foto- acties. HR wordt hiermee een verbindende factor die de afzonderlijke belangen van teams en afdelingen overstijgt. Juist omdat HR de belangen van alle medewerkers dient, is deze afdeling ook uitermate geschikt voor deze rol. Nieuwsberichten, documenten en applicaties van HR zijn meestal voor alle medewerkers bedoeld.

Intranet programma

Sociaal intranet of intranet 2.0 betekent dat we intranet niet langer zien als een website, maar als een softwareprogramma met talloze functies waarmee je jouw medewerkers optimaal bij de organisatie betrekt. MyCompany is hét softwareprogramma en dé digitale applicatie voor sociaal intranet. Daarbij bedoelen we met sociaal intranet het centrale en integrale platform voor alle vormen van interne (bedrijfs)communicatie.

Beste intranetsoftware

Wat is goede intranetsoftware? Die vraag is alleen te beantwoorden wanneer we weten welke eisen de missie van meer betrokkenheid en verbondenheid bij medewerkers aan interne communicatie stelt. De belangrijkste eis is dat de software de interactie tussen collega’s stimuleert én faciliteert. MyCompany doet dit door een gebruiksvriendelijke smartphone-app met tal van sociale media- functies die het jouw medewerkers gemakkelijk maakt om met elkaar contact te maken. Maar ook om activiteiten met elkaar te organiseren zoals een actie voor een goed doel, een prijsvraag of een personeelsuitje.

Waarom een sociaal intranet?

Met een sociaal intranet maak je de stap van intranet 1.0 naar intranet 2.0. Intranet wordt hiermee een gereedschap voor meer tweerichtingsverkeer tussen organisatie en personeel en meer interactie tussen collega’s. Op intranet 1.0 kunnen je medewerkers alleen informatie halen, op intranet 2.0 kunnen ze ook reageren op die informatie, kennis met collega’s uitwisselen en een community bouwen. MyCompany is een digitale applicatie voor sociaal intranet die dit ‘halen en brengen’ op intranet optimaal faciliteert en aantrekkelijk maakt.

Wat is een sociaal intranet?

Een sociaal intranet is een platform voor interne communicatie dat is verrijkt met sociale mediafuncties zoals een berichtenapp, polls, foto-acties en marktplaats. Met MyCompany hebben jouw medewerkers een app op hun telefoon die toegang geeft tot het sociaal intranet van jouw organisatie. Je kunt met MyCompany jouw sociaal intranet op maat inrichten en naar eigen inzicht verrijken met een groot aantal tools.

Start nu en draai MyCompany al voor €195 per organisatie per maand