'Communicatie rondom het coronavirus, hoe pak je dat aan?' (bron: managementsite.nl)
april 2020
We beleven een tijd als geen ander en de constante updates over het coronavirus overweldigen ons. Voor organisaties is dit het moment om op een open, transparante en tweezijdige manier te communiceren met hun werknemers om ervoor te zorgen dat alle zorgen worden gehoord en aangepakt. Onderstaande vragen geven een beeld van hoe het met de communicatie binnen een organisatie is gesteld.
Faciliteren van gesprekken
Welke mogelijkheden worden er geboden om contact te houden met jouw mensen? Denk eraan om alle communicatielijnen open te houden, zodat jouw werknemers kunnen kiezen wat de meest comfortabele optie is. Sommigen willen misschien vragen stellen via de e-mail en anderen stellen juist graag vragen tijdens bedrijfs- of teamvergaderingen. Maar het kan ook zijn dat sommige werknemers vragen hebben die discretie vereisen, zoals vragen over financiën of als zij zich zorgen maken om de gezondheid van een naaste, en zich alleen op hun gemak voelen om privé met hun eigen manager te praten. Sommige zorgen zullen bij meer werknemers voorkomen, deze kunnen worden gebundeld en in een keer worden beantwoord.
Frequentie van gesprekken
Het is belangrijk om een goede balans te vinden in hoe vaak je communiceert over het coronavirus. Aan de ene kant moet je laten zien dat dit een kritische kwestie is voor de organisatie en dat je alle nodige actie onderneemt, en aan de andere kant moet je dit onderwerp niet de hele zaak laten domineren. De situatie verandert continu en het is belangrijk dat je de juiste informatie op het juiste moment communiceert. Informatie die van belang is voor werknemers omdat ze hun werk of privé-situatie raken. Sommige berichten kunnen ook snel en eenvoudig worden medegedeeld, zoals het verzoek om thuis te werken.
Vinden van informatie
Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in Nederland werkt haar berichtgeving voortdurend bij. Er zijn duidelijke richtlijnen en aanbevelingen om de verspreiding van het corona-virus te voorkomen, zoals wat te doen als een werknemer ziek wordt, het ziekmelden van werknemers en nog veel meer. Het RIVM is de beste plek om antwoorden te vinden op specifieke, praktische vragen rondom het coronavirus.
Omgaan met emotie
Organisaties kunnen angst bij hun personeel gaan ervaren. Het is een turbulente tijd en er is veel om over na te denken, maar de mentale gezondheid van de werknemers over het hoofd zien kan zeer schadelijk zijn. De hoofden en gedachtes van mensen maken momenteel overuren –- van persoonlijke gezondheidsangst tot financiële zorgen – en het is van belang te weten wat er speelt. Hoe groot de zorgen ook zijn, als er geen aandacht aan wordt besteed, is de kans groter dat werknemers zich minder op het werk gaan richten, wat ook weer gevolgen zal hebben op de productiviteit. Je kunt niet op elk aspect van iemands leven geruststelling bieden, maar je kunt wel luisteren en laten zien dat je probeert te helpen.
In tijden van onzekerheid is open, duidelijke en regelmatige communicatie van vitaal belang. Alles wat ongezegd blijft, kan op een negatieve manier blijven sudderen. Maar je kunt niet op elke vraag een antwoord hebben. Houd contact met elkaar, zodat je weet wat er speelt. Zodat je een beetje op elkaar kunt blijven letten.