Het verbetertraject van de onboarding
Vervolgens heb jij de onboarding onder de loep genomen en ben je aan de slag gegaan met nieuwe software om het onboardingsproces te verbeteren. Hoe pak je zoiets aan?
“Toen ik voor het eerst bij FYEO kwam, was mijn team net bezig met het klaarzetten van een gesprekscyclus in MeyeJourney, dat is gemaakt met de MyVIP-module van WELDER. Zo heb ik kennisgemaakt met het platform en met het beheer ervan. Toen we aan de slag gingen met de onboardingsmodule zijn we in gesprek gegaan met Karlijn - onze accountmanager van WELDER - om samen te kijken hoe de onboardingsmodule eruit ziet, wat je daar allemaal in kunt toevoegen en hoe je een onboarding als organisatie op een leuke manier maakt. Vanuit dat gesprek ben ik gaan nadenken: oké, als ik als nieuwe medewerker binnenkom, wat zou ik dan graag willen weten?
We hebben vervolgens een groepje medewerkers aangehaakt om met ons mee te denken over zulke vragen. Dat groepje bestond uit medewerkers met allerlei functies: echt een vertegenwoordiging van alle functiegroepen. Daarmee hebben we een kick-off middag georganiseerd en hebben we samen gekeken wat er terug zou moeten komen in onze onboarding, zowel offline als online. Dat hebben we in een middag heel leuk met z’n allen vorm kunnen geven! We hebben als uitgangspunt een onboardingsproces van 100 dagen gepakt, met een preboarding en daarna allerlei tussenfases.
Na die dag heb ik alles wat we hebben bedacht bij elkaar verzameld en nagedacht in welke fases we dat het beste zouden kunnen onderbrengen. Toen we voldoende input hadden, hebben we Karlijn weer aangehaakt om samen het online gedeelte vorm te geven. Toen heb ik een middag met Karlijn samengezeten in een inspirerende, interactieve sessie. Op posters hadden we de verschillende fases in kaart gebracht, die we toen verder zijn gaan uitbouwen. Zo hadden we een eerste fase tien dagen voorafgaand aan de datum van indiensttreding, een tweede volgende vijf dagen voorafgaand aan indiensttreding enzovoort. Toen zijn we per fase alle online en offline ideeën op de posters gaan verzamelen. Zo hadden we een overzicht hoe het onboardingsproces eruit zou kunnen komen te zien en hoe we het in het platform zelf kunnen inbouwen.”