Goede onboarding bij FYEO: praktijklessen voor onboarding nieuwe medewerkers

Een goede onboarding ontstaat niet door simpelweg een bestaande checklist te digitaliseren. Je moet eerst bepalen wat een nieuwe medewerker nodig heeft, wie binnen de organisatie welke rol speelt en op welk moment informatie het meest relevant is. Dat is precies de aanpak die FYEO koos bij het opnieuw ontwerpen van de onboarding.

In het verbetertraject dat Welder in 2023 documenteerde, werd de bestaande onboarding opnieuw bekeken vanuit het perspectief van medewerkers. FYEO betrok collega's uit verschillende functies, koos voor een traject van 100 dagen en bracht digitale én persoonlijke onderdelen samen in één gefaseerde aanpak.

Die praktijkcase bevat nog steeds relevante lessen voor organisaties die hun onboarding nieuwe medewerkers willen verbeteren. In dit artikel kijken we daarom niet alleen naar wát FYEO deed, maar vooral naar de keuzes achter het proces en hoe je die aanpak naar je eigen organisatie kunt vertalen.

Wat is een goede onboarding?

Een goede onboarding is een gestructureerd proces waarin een nieuwe medewerker stap voor stap kennismaakt met de organisatie, de functie, collega's, werkwijzen en cultuur. Het proces begint idealiter al vóór de eerste werkdag en loopt door totdat iemand voldoende context, kennis en relaties heeft opgebouwd om zelfstandig verder te kunnen.

Daarbij gaat onboarding verder dan alleen inwerken. Een medewerker moet natuurlijk leren hoe werkzaamheden worden uitgevoerd en welke systemen nodig zijn. Maar iemand moet ook begrijpen:

• wat de organisatie belangrijk vindt;
• hoe teams en afdelingen samenwerken;
• wat er binnen de functie wordt verwacht;
• bij wie verschillende vragen kunnen worden gesteld;
• welke collega's en contacten relevant zijn;
• hoe de eigen werkzaamheden bijdragen aan de organisatie.

Een veelgemaakte fout is om al deze informatie in de eerste dagen te willen delen. Een goede onboarding verdeelt informatie juist over verschillende fases en combineert kennisoverdracht met praktijkervaring, persoonlijke contacten en feedback.

Dat uitgangspunt komt duidelijk terug in de FYEO-case.

De context: waarom FYEO de onboarding opnieuw wilde inrichten

FYEO is actief vanuit meerdere klinieken verspreid over Nederland. Dat betekent ook dat medewerkers vanuit verschillende locaties, functies en specialismen binnen dezelfde organisatie kunnen starten.

Tijdens het verbetertraject bleek dat de toenmalige onboarding onvoldoende centraal was ingericht voor die verschillen. Nieuwe medewerkers ontvingen praktische informatie en werden op locatie ontvangen, waarna leidinggevenden verantwoordelijk waren voor het verdere inwerkprogramma. HR werkte daarnaast met formulieren en protocollen om bij te houden welke onderdelen waren afgerond.

De uitdaging was daardoor niet simpelweg: hoe digitaliseren we de onboarding?

De belangrijkere vraag was:

Hoe maak je één herkenbaar onboardingproces dat centraal georganiseerd kan worden, maar tegelijkertijd relevant blijft voor verschillende medewerkers, functies en locaties?

Dat onderscheid is belangrijk. Processtandaardisatie betekent namelijk niet dat iedereen exact dezelfde onboarding moet krijgen.

Waarom is onboarding belangrijk? De belangrijkste les uit de FYEO-case

Waarom is onboarding belangrijk wanneer medewerkers uiteindelijk toch door hun eigen leidinggevende worden ingewerkt? Omdat een organisatiebrede onboarding andere doelen heeft dan alleen functie-inhoudelijk leren werken.

Een leidinggevende kan uitstekend uitleggen wat iemand dagelijks moet doen. Maar zonder centrale structuur bestaat het risico dat de bredere kennismaking met de organisatie afhankelijk wordt van afdeling, locatie of beschikbare tijd.

Een goed ingericht proces brengt daarom verschillende onderdelen bij elkaar.

Consistentie

Bepaalde basisinformatie moet iedere nieuwe collega krijgen. Denk aan informatie over de organisatie, belangrijke werkwijzen en praktische afspraken.

Relevantie

Niet iedere medewerker heeft dezelfde informatie nodig. Functie, afdeling en locatie bepalen mede welke aanvullende onderdelen relevant zijn.

Timing

Niet alles hoeft op dag één. Door informatie te faseren, kun je onderwerpen aanbieden wanneer iemand er daadwerkelijk iets mee kan.

Persoonlijke aandacht

Digitale informatie kan processen ondersteunen, maar persoonlijke gesprekken en kennismaking blijven nodig om verbinding met collega's en de organisatie op te bouwen.

Feedback

Een onboardingproces moet niet alleen informatie zenden. Door tijdens het traject vragen te stellen, kun je ontdekken waar een medewerker nog uitleg of ondersteuning nodig heeft.

Welder richt digitale onboarding vandaag volgens hetzelfde principe in: organisaties kunnen informatie, taken en contactmomenten over verschillende fases verdelen en trajecten aanpassen aan onder meer functie, afdeling of locatie.

Stap 1: begin niet bij de software, maar bij de medewerker

Een van de sterkste onderdelen van de FYEO-aanpak was dat de onboarding niet uitsluitend vanuit HR werd bedacht.

Tijdens het traject werd eerst de vraag gesteld: wat zou ik als nieuwe medewerker eigenlijk willen weten? Vervolgens werd een groep medewerkers uit verschillende functiegroepen betrokken bij het ontwerpen van het programma. Daar zaten onder andere medewerkers met verschillende ervaringsniveaus en verantwoordelijkheden bij.

Dat is een praktische aanpak die vrijwel iedere organisatie kan toepassen.

HR heeft veel kennis over processen, maar ervaart de onboarding niet vanuit hetzelfde perspectief als iemand die nieuw binnenkomt.

Betrek daarom bijvoorbeeld:

• een medewerker die onlangs zelf is gestart;
• iemand die al langer binnen de organisatie werkt;
• een leidinggevende;
• collega's uit verschillende functies of locaties;
• iemand die regelmatig nieuwe medewerkers begeleidt.

Stel vervolgens concrete vragen:

• Wat had jij vóór je eerste werkdag willen weten?
• Welke informatie kwam te vroeg?
• Wat werd juist te laat uitgelegd?
• Welke collega's had je eerder willen ontmoeten?
• Welke onderdelen hielpen je om de organisatie te begrijpen?
• Waar moest je zelf achteraan?
• Welke informatie was eigenlijk niet relevant?

Daarmee bouw je een onboarding vanuit echte behoeften in plaats van aannames.

Stap 2: werk met één centrale basis en verschillende routes

Voor FYEO was het belangrijk om verschillende functies en locaties binnen één onboardingaanpak te kunnen ondersteunen. Het doel was daarom niet om voor iedereen één identieke route te maken, maar een centrale structuur neer te zetten waarbinnen verschillen mogelijk waren.

Dat principe is breed toepasbaar.

Maak eerst onderscheid tussen drie soorten onboardingcontent.

Organisatiebrede informatie

Dit is informatie die voor vrijwel iedere medewerker relevant is, zoals:

• kennismaking met de organisatie;
• missie, visie of kernwaarden;
• praktische basisinformatie;
• organisatiebrede werkwijzen;
• belangrijke interne kanalen.

Functiegerichte informatie

Daarna voeg je toe wat iemand voor de eigen rol nodig heeft. Denk aan:

• systemen;
• processen;
• vakinhoudelijke training;
• verantwoordelijkheden;
• relevante collega's.

Afdeling- of locatiegerichte informatie

Tot slot kunnen er verschillen zijn tussen teams en werklocaties. Een medewerker op de ene locatie hoeft niet automatisch alle lokale procedures van een andere vestiging te leren.

Zo ontstaat standaardisatie zonder irrelevante informatie.

Stap 3: verdeel onboarding over verschillende fases

FYEO koos tijdens het ontwerp voor een onboardingsproces van 100 dagen, met preboarding en verschillende fases daarna. De inhoud werd per fase in kaart gebracht, waarbij online en offline onderdelen naast elkaar werden gezet.

Dat langere tijdsperspectief voorkomt een klassiek probleem: information overload.

Een onboarding hoeft niet zoveel mogelijk informatie zo snel mogelijk over te dragen. Het doel is dat iemand de juiste informatie krijgt wanneer die informatie begrepen en toegepast kan worden.

Een mogelijke verdeling is:

Voor de eerste werkdag

Houd de nadruk op welkom en voorbereiding. Deel praktische informatie en geef iemand een eerste beeld van de organisatie.

Voor deze fase kun je de preboarding checklist gebruiken.

De eerste dagen

Focus op kennismaken, praktische zaken, verwachtingen en de directe werkomgeving.

De eerste weken

Bouw functiekennis op en laat de medewerker steeds meer daadwerkelijk toepassen.

De volgende maanden

Verschuif de aandacht naar zelfstandigheid, samenwerking, verdieping en feedback.

Rond het einde van de onboarding

Evalueer niet alleen hoe de medewerker functioneert, maar ook hoe de onboarding zelf is ervaren. Wil je deze fasering concreter uitwerken? Bekijk dan het onboardingplan voor de eerste 100 dagen.

Stap 4: combineer digitale onboarding met persoonlijk contact

Een tweede belangrijke les uit de FYEO-case is dat digitaal niet hetzelfde is als volledig online.

Tijdens het verbetertraject werd bewust gekeken welke onderdelen digitaal konden worden aangeboden en welke juist persoonlijke interactie nodig hadden. FYEO wilde digitale fases combineren met fysieke elementen en persoonlijke momenten.

Dat onderscheid helpt bij het ontwerpen van iedere onboarding.

Digitaal werkt bijvoorbeeld goed voor:

• praktische informatie;
• video's;
• documenten;
• korte kennisvragen;
• terugkerende uitleg;
• opdrachten;
• reminders;
• feedbackvragen.

Persoonlijk contact is logischer voor:

• kennismaking met het team;
• uitleg over samenwerking;
• begeleiding door een buddy;
• gesprekken met de leidinggevende;
• vakinhoudelijke verdieping waarbij interactie nodig is;
• feedback en reflectie;
• het ervaren van organisatiecultuur.

Een video over collega's bekijken kan helpen om namen en gezichten te herkennen. Het vervangt niet het gesprek met die collega's.

Gebruik digitalisering daarom vooral om structuur te creëren en herhaalbare onderdelen efficiënt te organiseren. Dat geeft mensen juist meer ruimte voor begeleiding waar persoonlijk contact waarde toevoegt.

Stap 5: maak de onboarding herkenbaar voor jouw organisatie

Tijdens het FYEO-traject werd een reisthema gebruikt als rode draad. Een reisleider kwam in verschillende fases terug om medewerkers welkom te heten en uit te leggen wat ze in die fase konden verwachten.

Het interessante daaraan is niet dat iedere organisatie een thema moet bedenken. De bredere les is dat onboarding herkenbaar moet aansluiten bij je organisatie.

Een generiek onboardingprogramma met standaardteksten kan functioneel zijn, maar helpt een medewerker nauwelijks om de eigen werkgever te leren kennen.

Vraag daarom:

• Hoe spreken we normaal gesproken met medewerkers?
• Welke cultuur willen we laten ervaren?
• Welke verhalen over onze organisatie zijn belangrijk?
• Welke collega's kunnen zelf iets vertellen?
• Welke voorbeelden maken informatie herkenbaar?
• Welke vorm past bij onze medewerkers?

Vormgeving en creativiteit mogen daarbij ondersteunen, maar inhoud blijft leidend. Een mooi thema lost een onduidelijk proces niet op.

Stap 6: maak onboarding interactief

Een nieuwe medewerker alleen informatie laten consumeren is onvoldoende.

FYEO wilde medewerkers tijdens de onboarding ook actief laten kennismaken met de organisatie. Bij de ontwikkeling werden daarom ideeën verzameld voor interactieve digitale én fysieke onderdelen.

Interactie kan heel eenvoudig zijn.

Denk aan:

• een vraag na een korte uitleg;
• een kennismakingsopdracht;
• een gesprek met een specifieke collega;
• een kleine praktijksituatie;
• een quiz;
• een reflectievraag;
• een opdracht binnen de eigen functie;
• een check-in met de leidinggevende.

Het doel is niet om van ieder onderwerp een spel te maken. Het gaat erom dat medewerkers informatie verwerken, toepassen en erover in gesprek gaan.

Stap 7: blijf meten en verbeteren

Een onboarding is niet klaar zodra alle content in het systeem staat.

Nieuwe medewerkers kunnen juist laten zien waar het proces nog niet klopt. Misschien komt informatie op een verkeerd moment, ontbreekt er een belangrijk contact of blijkt een onderdeel nauwelijks relevant.

Plan daarom meerdere feedbackmomenten tijdens het traject.

Vraag bijvoorbeeld:

• Hoe gaat je start tot nu toe?
• Is je rol duidelijk?
• Weet je wat er van je wordt verwacht?
• Heb je voldoende contact met relevante collega's?
• Welke informatie mis je?
• Waar heb je extra uitleg bij nodig?
• Wat zou je veranderen voor de volgende nieuwe medewerker?

Gebruik die antwoorden zowel om de individuele medewerker te ondersteunen als om het proces structureel te verbeteren.

Een praktische controle op alle onderdelen vind je in de onboarding checklist.

Onboarding stappenplan: zo pas je de aanpak van FYEO zelf toe

Het onboarding stappenplan uit deze praktijkcase kun je terugbrengen tot acht acties:

1. Breng de huidige onboarding in kaart.
   Bekijk wat HR, leidinggevenden en andere collega's nu al doen.
2. Vraag medewerkers naar hun ervaring.
   Betrek verschillende functies, locaties en ervaringsniveaus.
3. Bepaal wat iedere nieuwe medewerker moet weten.
   Dit vormt je centrale basis.
4. Bepaal waar verschillen nodig zijn.
   Maak aanvullende routes voor bijvoorbeeld functies, afdelingen of locaties.
5. Verdeel het traject over fases.
   Zet niet alle informatie in de eerste week.
6. Kies per onderdeel de juiste vorm.
   Bepaal wanneer digitaal logisch is en wanneer persoonlijk contact nodig is.
7. Wijs verantwoordelijkheden toe.
   Maak duidelijk wat HR, leidinggevende, buddy en andere collega's doen.
8. Plan feedback en optimalisatie.
   Gebruik ervaringen van nieuwe medewerkers om het proces verder te verbeteren.

Wil je deze stappen voor je eigen organisatie uitwerken? Gebruik dan het werkboek voor het ontwerpen van de ideale onboarding.

Praktisch voorbeeld: van losse informatie naar één onboardingproces

Stel dat een organisatie vijf locaties heeft en medewerkers binnen meerdere functiegroepen aanneemt.

Voorheen stuurt HR vooraf een aantal documenten. Op dag één vertelt de manager meer over de organisatie. Daarna bepaalt iedere leidinggevende grotendeels zelf wat een medewerker wanneer leert.

Een aanpak volgens de principes uit de FYEO-case ziet er anders uit.

Eerst verzamelt HR input van recente starters, ervaren medewerkers en leidinggevenden. Daaruit ontstaat een lijst met onderwerpen die iedereen nodig heeft en onderwerpen die alleen voor bepaalde functies gelden.

Vervolgens worden die onderdelen verdeeld over meerdere fases.

Vóór de start krijgt iemand alleen de noodzakelijke praktische informatie en een persoonlijk welkom. In de eerste week volgen de organisatie, het team en de functie. Daarna wordt functiegerichte kennis aangeboden op het moment dat iemand ermee gaat werken. Persoonlijke gesprekken, trainingen en kennismakingen worden onderdeel van hetzelfde traject.

Een medewerker op locatie A en een medewerker op locatie B krijgen daardoor dezelfde organisatiebrede basis, maar hoeven niet hetzelfde programma te doorlopen.

Dat is het verschil tussen simpelweg informatie digitaliseren en onboarding daadwerkelijk ontwerpen.

Tips voor een goede onboarding op basis van de FYEO-case

Betrek medewerkers vroeg

Vraag niet pas na de bouw van het programma wat medewerkers ervan vinden. Gebruik hun ervaring juist als input voor het ontwerp.

Begin klein genoeg

De oorspronkelijke FYEO-case laat ook een praktisch leerpunt zien: het verbeterproject bleek omvangrijker dan aanvankelijk gedacht. Daardoor werd gekozen om meer focus aan te brengen in wat binnen het project kon worden ontwikkeld.

Probeer daarom niet direct ieder mogelijk onderdeel te vernieuwen. Bouw eerst een solide basis en breid gericht uit.

Ontwerp vóór je automatiseert

Automatisering maakt een onduidelijk proces niet vanzelf beter. Bepaal eerst welke stappen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer informatie moet worden aangeboden.

Houd persoonlijk contact bewust in het proces

Digitaliseer vooral terugkerende taken en informatie. Maak gesprekken, begeleiding en kennismakingen vervolgens expliciet onderdeel van het programma.

Test met echte medewerkers

Laat nieuwe medewerkers het proces doorlopen en vraag gericht wat werkte. Een onboarding wordt beter door gebruikservaring, niet alleen door intern overleg.

Veelgemaakte fouten bij onboarding

Alles vanuit HR bedenken

HR kent de organisatie goed, maar bekijkt onboarding vanuit een ander perspectief dan een nieuwe medewerker. Betrek daarom de mensen voor wie je het proces maakt.

Digitaliseren zonder het proces opnieuw te bekijken

Een formulier dat vroeger onhandig was, wordt niet automatisch beter wanneer hetzelfde formulier digitaal wordt.

Gebruik digitalisering als aanleiding om te vragen of een stap überhaupt nodig is.

Iedereen exact dezelfde onboarding geven

Een gezamenlijke basis is nuttig. Alle medewerkers dezelfde functiespecifieke informatie laten doorlopen niet.

Alles in de eerste week plannen

Nieuwe medewerkers kunnen maar een beperkte hoeveelheid nieuwe informatie tegelijk verwerken. Gebruik de volledige onboardingperiode en doseer.

Geen eigenaar per onderdeel bepalen

Maak vooraf duidelijk wie verantwoordelijk is voor iedere stap. Anders blijven taken gemakkelijk tussen HR, leidinggevende en andere betrokkenen hangen.

Geen ruimte voor verbetering inbouwen

Je eerste versie hoeft niet definitief te zijn. Sterke onboarding ontstaat door te testen, feedback op te halen en gericht aan te passen.

Veelgestelde vragen

Wat maakt de onboarding van FYEO een interessant praktijkvoorbeeld?

De kracht van de FYEO-case zit vooral in de manier waarop het proces werd ontworpen. Medewerkers uit verschillende functiegroepen werden betrokken, de onboarding werd over 100 dagen verdeeld en digitale en persoonlijke onderdelen werden binnen één structuur samengebracht.

Hoe lang duurt een goede onboarding?

Er bestaat geen vaste duur die voor iedere organisatie en functie geschikt is. In het FYEO-project werd gekozen voor een traject van 100 dagen. Dat biedt ruimte om informatie, toepassing en feedback over verschillende fases te verspreiden. De inhoud en intensiteit kunnen per medewerker verschillen.

Moet onboarding volledig digitaal zijn?

Nee. Digitale ondersteuning is vooral geschikt om structuur, informatie, taken en feedbackmomenten te organiseren. Persoonlijke gesprekken, kennismaking en begeleiding blijven belangrijke onderdelen. Ook binnen het FYEO-project werd bewust gekozen voor een combinatie van online en offline onboarding.

Hoe maak je onboarding geschikt voor verschillende functies?

Werk met een organisatiebrede basis en voeg daarna functie-, afdeling- of locatiegerichte onderdelen toe. Zo blijft het centrale proces herkenbaar terwijl medewerkers alleen informatie krijgen die bij hun situatie past.

Wie moet je betrekken bij het maken van een onboarding?

Betrek naast HR in ieder geval medewerkers die het proces zelf hebben ervaren, leidinggevenden en waar relevant verschillende functiegroepen of locaties. Een recente starter kan andere knelpunten benoemen dan iemand die al jaren binnen de organisatie werkt.

Goede onboarding bij FYEO en Welder

Tijdens het FYEO-project werd de digitale onboarding opgebouwd in MeyeJourney, de eigen omgeving van FYEO die gebruikmaakt van Welder. In het traject werden fases ontworpen waarin digitale en offline onderdelen samenkwamen en werd gekeken hoe de centrale onboarding kon aansluiten op verschillende medewerkers.

Die ontwerpprincipes sluiten aan op hoe de digitale onboarding van Welder is ingericht. Organisaties kunnen onboarding opdelen in fases en informatie, taken, video's, documenten en vragen afstemmen op onder meer functie, afdeling en locatie. HR en leidinggevenden kunnen daarnaast volgen welke onderdelen zijn afgerond.

Belangrijk is wel dat software pas volgt nadat je het proces hebt ontworpen. Begin met de vraag wat een medewerker nodig heeft, verdeel verantwoordelijkheden en bepaal het juiste moment voor iedere stap. Gebruik technologie vervolgens om die aanpak herhaalbaar en beheersbaar te maken.

Conclusie

De FYEO-case laat vooral zien dat een goede onboarding niet begint met het vullen van software, maar met luisteren naar medewerkers en nadenken over hun reis door de organisatie.

Door verschillende functiegroepen bij het ontwerp te betrekken, de onboarding over 100 dagen te faseren en digitale informatie te combineren met persoonlijke momenten, ontstond tijdens het project een centrale structuur waarin tegelijkertijd ruimte bleef voor verschillen tussen medewerkers.

Voor organisaties die hun onboarding nieuwe medewerkers willen verbeteren, levert dat een praktisch uitgangspunt op: onderzoek eerst wat medewerkers daadwerkelijk nodig hebben, maak een duidelijk onboarding stappenplan, doseer informatie en blijf tijdens het traject feedback ophalen.

Een onboardingproces hoeft niet in één keer perfect te zijn. Een sterke basis, echte input van medewerkers en structurele evaluatie maken het mogelijk om het proces steeds verder aan te scherpen.